Ik ben niet bekend met Eindafrekening

1. Wat is Eindafrekening?

Als u kiest voor de optie Eindafrekening baseren wij ons, zowel voor uw premie als voor de werkelijk geleden schade, op de daadwerkelijke jaarlonen. Zo hebt u bijna geen omkijken meer naar uw verzekering. Uiteraard geeft u tijdens het kalenderjaar nog wel de nieuwe medewerkers (voorzien van -voorlopig- vast verzekerd loon) aan ons door. Dit kunt u op het door u gewenste tijdstip via het Digitaal Loket SAZAS doen. Loonwijzigingen doorgeven mag, maar hoeft niet. Kiest u voor Eindafrekening, dan geldt een premietoeslag van 0,05% op de basispremie. U hoeft vervolgens nog maar één keer per jaar de juiste gegevens in te voeren per medewerker.
 

2. Hoe werkt het als ik wil kiezen voor de optie Eindafrekening?

U kunt ieder jaar van oktober tot en met eind november kiezen voor Eindafrekening. Dat kunt u doen via de Premie Rekenmodule, die dan wordt opengesteld op het Digitaal Loket. Het werkt als volgt: als u Eindafrekening wil over 2012, geeft u dat in oktober/november 2011 bij ons aan. De Eindafrekening vindt achteraf plaats. U geeft in februari of maart 2013 de Definitieve Lonen bij ons door via het Digitaal Loket.
 

3. Hoe werkt Eindafrekening?

Voor een uitgebreide toelichting op de werkwijze Eindafrekening kunt u de Handleiding Eindafrekening lezen. Deze handleiding vindt u bij de downloads.

Gedurende het kalenderjaar kan de werkgever het opgegeven vast verzekerde jaarloon wijzigen (bijv. als gevolg van meer of minder uren gaan werken), maar dit is niet noodzakelijk. Na afloop van het kalenderjaar levert de werkgever de werkelijke jaarlonen met terugwerkende kracht bij SAZAS aan via het Digitaal Loket SAZAS. Het werkelijk jaarloon is het loon zoals dit staat opgenomen in kolom 6 van de (verzamel)loonstaat. Op basis van de werkelijke jaarlonen wordt:

• de opgelegde premie gecorrigeerd;
• de uitgekeerde schade gecorrigeerd.

Dit geldt dan óók voor de Plusuitkeringen. Deze worden ook gecorrigeerd.
Bij de correctie van premie en schade wordt geen rente berekend.
 

4. Wat kan het resultaat zijn van een Eindafrekening

Na onze controle en correctie van uw schade-uitkeringen kunnen de volgende twee situaties ontstaan:

• De werkgever heeft in eerste instantie te weinig uitkering ontvangen; er volgt een aanvullende uitkering. Dit geldt eveneens voor een eventuele uitkering die aan de werknemer is gedaan vanuit de PLUS-verzekering.

• De werkgever heeft in eerste instantie te veel ontvangen; er volgt een terugvordering.

 

Ik heb gekozen voor Eindafrekening

1. Wanneer kan ik de gegevens voor Eindafrekening aan SAZAS doorgeven?

U kunt de definitieve loongegevens van 1 februari tot en met 31 maart bij ons doorgeven via het Digitaal Loket. U ontvangt dan van ons de Eindafrekening in de factuur van april.

 

2. Waar vind ik het scherm voor Eindafrekening?

De knop Eindafrekening is alleen zichtbaar voor relaties die hebben gekozen voor Eindafrekening. U komt bij dit scherm door in te loggen op het Digitaal Loket SAZAS. Bij de werknemerslijst vindt u een knop 'EindAfrekening'. Nadat u hierop hebt gedrukt, komt u in een aparte, beveiligde omgeving. Hier kunt u per werknemer het definitieve loon invoeren.
 

3. Datum indiensttreding of begindatum?

Op het loket staan de begindata voor deze Eindafrekening vermeld. In de meeste gevallen staat  bij deze datum 1 januari van het kalenderjaar. Was uw werknemer nog niet in dienst en kwam hij of zij op een andere datum in dienst, dat staat die datum vermeld.
 

4. Wanneer vindt de Eindafrekening plaats?

Via het Digitaal Loket SAZAS levert u tussen 1 februari en 31 maart de daadwerkelijk verloonde jaarlonen per werknemer aan. Voert u de definitieve loongegevens in vóór 31 maart, dan ontvangt u de eindafrekening in de 3e week van april.

Let op: de post Eindafrekening staat als premie over het voorliggende kalenderjaar op uw factuur vermeld en kan op één factuur staan met de premie(s) voor het lopend kalenderjaar.

5. Kan ik tussentijds (in het jaar) wijzigingen doorgeven?

Jazeker, uiteraard blijft dit mogelijk maar niet noodzakelijk. De in- en uitdiensttredingen moet u in ieder geval altijd tussentijds en tijdig melden, net als de ziek- en herstelmeldingen. Grote wijzigingen in het Vast Verzekerd Loon kunt u desgewenst ook tussentijds doorgeven. Na afloop van het kalenderjaar worden deze loonbedragen vervangen door de werkelijk verloonde bedragen die u aanlevert in het kader van de Eindafrekening.
 

6. Kan ik de jaaropgave gebruiken voor de opgave van lonen?

Het is niet verstandig een jaaropgave aan te houden. Ten eerste zullen niet alle uitgekeerde vergoedingen vallen onder het Vast Verzekerd Loon: een eenmalige bonus, incidenteel overwerk en reiskosten vallen bijvoorbeeld niet onder het Vast Verzekerd Loon. Wel: vakantiegeld, vast overwerk of 13e maand. Ook kan het voorkomen dat uw medewerker niet het gehele kalenderjaar aan het werk is geweest.
 

7. Hoe werkt het als een werknemer een deel van het jaar heeft gewerkt?

SAZAS heeft de werkwijze voor werknemers die een deel van het jaar hebben gewerkt sterk vereenvoudigd. U hoeft niet meer om te rekenen naar het jaarsalaris, dat doen wij voor u! U geeft altijd het daadwerkelijk verdiende bruto loon op.

Voorbeeld
Uw werknemer ontvangt een salaris van € 2000,- bruto per maand. Hij heeft het afgelopen jaar 6 maanden bij u gewerkt. Het definitieve loon (incl. vakantiegeld) dat deze werknemer heeft ontvangen is € 12.960,-. Dit bedrag hoeft u niet om te rekenen naar een bedrag op jaarbasis. U geeft € 12.960,- op (het bedrag uit de verzamelloonstaat) en controleert of de gewerkte periode overeenkomt. SAZAS zorgt automatisch voor een juiste omrekening.
 

8. Kan ik in het Digitaal Loket tussentijds gegevens opslaan?

Zorg dat u de gegevens eerst  opslaat met de knop 'Controleren  Opslaan'. Met deze knop worden uw gegevens gecontroleerd en indien akkoord opgeslagen. Het controleren en opslaan van de gegevens geschiedt per pagina, de knop ‘Controleren Opslaan’ moet dus na het invullen van iedere pagina worden gebruikt. Pas nadat alle gegevens gecontroleerd en akkoord zijn kunt u de knop ‘Gegevens compleet’ gebruiken. U kunt de knop 'Controleren Opslaan' ook gebruiken om reeds ingevoerde gegevens tussentijds op te slaan en op een later tijdstip verder gaan. U kunt de gegevens dan op een later tijdstip verder aanvullen. Deze knop is ook handig wanneer u wilt zien of u een reden in dient te vullen bij een afwijkend loon. U kunt pas verder als alle gegevens op een correctie manier zijn ingevuld.
 

9. Hoe zie ik dat mijn gegevens goed zijn doorgestuurd?

Als u de definitieve jaarsalarissen voor alle werknemers hebt ingevuld en alle gegevens gecontroleerd en akkoord zijn, drukt u op de knop 'Gegevens Compleet’. Er verschijnt nu een melding in rood op uw scherm: gegevens compleet. Als deze melding NIET verschijnt, moet u eerst de foutcodes oplossen! U hebt dan ook nog niet definitief aangeleverd.

Wanneer u op de knop 'Gegevens Compleet' hebt geklikt, wordt u de mogelijkheid geboden om uw gegevenslevering te laten bevestigen. Wanneer u dat wenst, dient u in het vervolgsscherm uw emaildres op te geven en te te kiezen voor "ja".

Wij ‘exporteren’ na 31 maart de definitief ingevoerde gegevens vanuit de optie Eindafrekening om de eindfactuur voor u te maken en naar u op te sturen. Wanneer de export van uw ingevoerde gegevens heeft plaatsgevonden, is het scherm 'grijs' en kunt u niets meer invoeren of wijzigen. Mocht het toch nog noodzakelijk zijn om een correctie te melden, stuurt u dan een mail naar info@sazas.nl met daarin alle gegevens voor een juiste opgave.

10. Is er ook een handleiding?

De handleiding over Eindafrekening in het Digitaal Loket vindt u bij onze downloads.