Gegevensaanlevering & Digitaal Loket SAZAS

Ik heb mijn medewerker al aangemeld bij Pensioenen. Moet dit ook nog voor SAZAS?

Ja, vanaf 1 januari 2008 zijn de verzuimverzekeringen en pensioenregelingen binnen Colland apart gegaan. Dit is vanwege de wetgeving zo geregeld: iedere regeling heeft verplicht een aparte registratie en administratie.

Met deze nieuwe systematiek moeten ik dubbel aanleveren. Als werkgever kost dit meer moeite. Waarom is dit gewijzigd?

Helaas zijn wij eind 2007 door de Wet Financiële Toetsing gedwongen een ander systeem van gegevensinwinning op te zetten, los van Pensioenen. Vanaf 1 januari 2008 heeft SAZAS haar eigen administratie en uitvoering. Daarnaast vragen wij u voor het verzekeringen van ziekteverzuim andere gegevens uit dan u aan bijvoorbeeld UWV of Pensioenen. Zo moet u voor elke verzuimverzekering vooraf het vast verzekerd jaarloon opgeven en niet meer achteraf het daadwerkelijke genoten maandloon. Dit vast verzekerd jaarloon hoeft u echter nog maar 1 keer per jaar aan ons door te geven. Desgewenst kunt u scholieren niet verzekeren en hoeft u deze ook niet meer aan- en af te melden bij ons. Gelegenheidswerkers hoeft u in ieder geval niet meer aan- en af te melden. Als u kiest voor eindafrekening, hoeft u het hele jaar niets meer te wijzigen, behalve het aan- en afmelden of de ziek- en hersteldmeldingen. Op die manier bent u uiteindelijk minder tijd kwijt.

Met de invoering van de nieuwe systematiek moet ik voor alle regelingen en verzekeringen driedubbel aangifte doen. Is er op de een of andere manier een koppeling mogelijk? Ik heb geen moeite met een onderlinge gegevensuitwisseling.

Zie ook het antwoord hierboven: helaas zijn wij door de wet- en regelgeving gedwongen wél een aparte gegevenssystematiek op te zetten voor uw verzekering. Tevens hanteren we andere loonbegrippen voor uw verzekering dan u aan bijvoorbeeld de fiscus of Pensioenen op moet geven.
Wel is het mogelijk om uw digitale gegevenssystemen aan onze systemen te koppelen. Hebt u interesse in het digitaal aansluiten van ons Digitaal Loket SAZAS op uw systemen? Dan kunt u een mail sturen naar sazas@verzuimdata.nl. Als u hierin uw naam, naam en nummer bedrijf en telefoonnummer vermeldt, bellen wij u binnen 2 dagen terug om samen met u de mogelijkheden te bespreken.

Ik had mijn oproepkracht al afgemeld, maar wil hem of haar weer aanmelden. De medewerker staat nog vermeld in het Digitaal Loket. Wat moet ik doen?

De meeste werkgevers laten deze oproepkrachten voor een jaar aangemeld staan, met een geschat Vast Verzekerd Loon voor dat jaar. Zeker als u gebruikt maakt van eindafrekening, is het invullen van een redelijke schatting voldoende.
Het kan echter ook voorkomen dat u op het Digitaal Loket SAZAS uw oproepkracht had afgemeld, maar deze opnieuw hebt opgeroepen en dus wilt opvoeren. De werknemer is nog zichtbaar op het scherm, maar staat uit dienst gemeld. Als dit het geval is, hoeft u deze werknemer niet helemaal opnieuw aan te melden. In dat geval hoeft u alleen de volgende stappen door te lopen:

1. klik op 'wijzigen' bij de werknemer
2. velden datum uit dienst en reden uit dienst leeg maken
3. datum in dienst wijzigen naar nieuwe datum in dienst
4. overige velden controleren of gegevens nog juist zijn (de pagina wordt nu ververst en de nieuwe datum in dienst wordt nu automatisch ook ingevuld als ingangsdatum Vast Verzekerd Loon)
5. nieuw Vast Verzekerd Loon (VVL) invullen
6. op 'verzenden' klikken
Het nieuwe dienstverband wordt in het SAZAS-systeem nu achter het oude dienstverband gezet en het vorige dienstverband is niet meer zichtbaar op de website.

Mijn werknemer is overleden. Wat nu?

Als uw werknemer overlijdt, meldt u hem of haar af op het Digitaal Loket SAZAS met als reden uit dienst 'overlijden'. SAZAS keert u, als overlijdensuitkering, 1/12e deel uit van het verzekerde jaarloon van uw overleden werknemer. Volgens het Burgerlijk Wetboek bent u als werkgever verplicht de nabestaanden een maandsalaris uit te betalen na overlijden van uw medewerker. Dit staat in artikel 674: Niettemin is de werkgever verplicht aan de nagelaten betrekkingen van de werknemer over de periode vanaf de dag na overlijden tot en met een maand na de dag van het overlijden, een uitkering te verlenen ten bedrage van het loon dat de werknemer laatstelijk rechtens toekwam.

Hoe zit het met seizoenskrachten? Wel of niet aanmelden?

Over het wel of niet aanmelden van seizoenskrachten bij Colland leest u meer in de handleiding Gelegenheidswerk. Deze handleiding vindt u onder Downloads. Als het scholieren of gelegenheidswerkers betreft, kunt u hieronder meer uitleg vinden.

Kunnen scholieren uitgesloten worden van dekking?

Het is mogelijk deze groep uit te sluiten voor uw SAZAS verzekeringen. Uitsluiten is optioneel. U kunt zelf besluiten of u scholieren wel of niet aanmeldt.

Wat is de definitie van een scholier?

SAZAS hanteert voor de scholieren de richtlijnen van de Belastingdienst.  In het kort komen die op de volgende afbakening van het begrip neer:

• scholieren voor wie bij het begin van het kalenderkwartaal recht bestaat op kinderbijslag op grond van de Algemene kinderbijslagwet;
• studenten en scholieren die bij het begin van een kalenderkwartaal recht hebben op een (voorwaardelijke) gift of prestatiebeurs op grond van de Wet studiefinanciering 2000 of de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;
• studenten en scholieren die bij het begin van het kalenderkwartaal recht hebben op een tegemoetkoming in de studiekosten op grond van de Wet tegemoetkoming studiekosten;
• buitenlandse studenten en scholieren uit een ander land van de Europese Unie, en uit IJsland, Noorwegen, Zwitserland en Liechtenstein

Voor de volledige inhoud van de regeling kunt u het beste kijken op www.belastingdienst.nl.

Wilt u 13- en 14-jarige medewerkers verzekeren? Dat kan, maar deze kunt u alleen schriftelijk melden. Hiervoor vindt u het formulier op deze website.

Als ik een werknemer niet wil verzekeren? Is die keuze aan mij als werkgever?

Als u kiest voor SAZAS, dan kiest u ervoor om al uw reguliere medewerkers (zie voor uitzonderingen onze voorwaarden) bij ons te verzekeren. Het is dus niet mogelijk om individuele medewerkers uit te sluiten, tenzij het gaat om bijvoorbeeld scholieren of gelegenheidswerkers.

Als ik als werkgever mijn werknemer NIET ziek meldt? Scheelt mij dit in premie en jullie in de uitkering?

Vanuit de CAO('s) hebt u wettelijk gezien wel een loondoorbetalingverplichting en op dat moment géén dekking vanuit uw verzekering. Als u een medewerker niet ziek meldt, komt ook de arbodienst niet in actie en bestaat de kans dat de periode van arbeidsongeschiktheid langer zal duren dan nodig is. Wanneer de ogenschijnlijk kortdurende ziekte tóch een langdurig verzuim blijkt te zijn of worden, dan loopt u de kans op sancties vanuit onder andere het UWV als u deze zieke werknemer achteraf alsnog ziek meldt. Ook loopt u het risico volledig op te draaien voor alle (bijkomende) kosten van deze - langdurige - loondoorbetaling.

Kan een digitaal personeelsinformatiesysteem (bijvoorbeeld Unit 4) aangesloten worden op het Digitaal Loket SAZAS voor het in en uit dienstmelden van personeel?

Hebt u interesse in het aansluiten van uw systemen? Dan kunt u een mail sturen naar sazas@verzuimdata.nl. Vermeld hierin uw naam, naam en nummer bedrijf, telefoonnummer, dan bellen wij u binnen 2 werkdagen terug om samen met u de mogelijkheden te bespreken.

ZIEK EN HERSTELD MELDEN

Hoe meld ik mijn werknemer ziek of hersteld?

Als u een ziekmelding wilt doen van een werknemer, dan moet deze werknemer wel bij ons bekend zijn. Dit kan in de praktijk betekenen dat bij ziekte van een nieuwe werknemer u deze eerst moet invoeren. U kunt online uw ziekmelding of hersteldmelding doorgeven via het Digitaal Loket SAZAS.

Schriftelijk melden kan ook. De formulieren voor schriftelijk melden vindt u bij Downloads. U kunt bij onze klantenservice ook exemplaren aanvragen via 0900 - 165 65 65 - optie 2 (2,5 ct per minuut). Op het formulier vindt u de aanwijzingen voor verzending.

Mijn medewerker gaat ziek uit dienst, hoe moet ik dit melden?

Als uw medewerker op het moment van uitdiensttreden arbeidsongeschikt is, moet u twee handelingen uitvoeren op het Digitaal Loket van SAZAS. Als eerste sluit u het dienstverband af. Hierna sluit u de ziekmelding van de werknemer. De ziekmelding sluit u af met de datum dat het dienstverband is beëindigd, als reden geeft u mee "ziek uit dienst". Nadat u zowel het dienstverband als de ziekmelding heeft afgesloten, zorgt SAZAS ervoor dat de werknemer wordt aangemeld bij UWV voor een eventuele vervolguitkering.

Hoe worden de ziekmeldingen gecontroleerd?

De werkgever geeft (bijvoorbeeld via het Digitaal Loket SAZAS) een ziekmelding aan SAZAS door. Als u gebruik maakt van Achmea Vitale neemt deze vervolgens deze melding in behandeling. (Hebt u een andere arbodienst en geen verzuimmanagementpakket via SAZAS afgesloten, dan moet u zelf uw arbodienst op de hoogte stellen!). Er wordt via onze Verzuimdesk direct contact opgenomen met zowel de werkgever als de werknemer. Wanneer blijkt dat er verschillen zitten tussen de gegevens die SAZAS ontvangt vanuit de arbodienst en die van de werkgever, dan wordt er contact opgenomen met de werkgever en/of werknemer om e.e.a. te verifiëren. Kijkt u ook eens bij Verzuimmanagementpakketten onder Downloads. Daar vindt u ook handige checklists voor werkgevers en werknemers. Hierin staat stap voor stap beschreven wat de procedures zijn. In onze voorwaarden leest u ook meer over uw rechten en plichten op dit gebied.

UW ADRESGEGEVENS EN CORRESPONDENTIEADRES

Mijn kantoor is verhuisd of heb een andere rechtsvorm. Waar geef ik dat door?

Als u als ondernemer, accountant of boekhouder een adreswijziging of rechtsvormwijziging wilt doorgeven, dan kunt u deze informatie kosteloos per post opsturen naar:

OWM SAZAS u.a.
Antwoordnummer 10400
2300 WB Leiden 

Een e-mail sturen kan natuurlijk ook: info@sazas.nl 

Ik wil mijn post liever laten bezorgen bij mijn accountant of ik wil een ander factuuradres.

Uiteraard kunt u kiezen voor een afwijkend correspondentieadres. Dit kunt u op bovenstaande manier (adreswijziging) aan ons doorgeven, samen met uw bezoekadres. Let op: vanaf dat moment zal AL uw post naar uw accountant worden gestuurd!,
In sommige gevallen hanteren wij toch uw eigen (bezoek)adres als postadres, bijvoorbeeld bij het versturen van ons VanColland Magazine.