Gegevensaanlevering & Digitaal Loket SAZAS

Ik heb mijn medewerker al aangemeld bij Pensioenen. Moet dit ook nog voor SAZAS?

Vanaf 1 januari 2008 zijn de verzuimverzekeringen en pensioenregelingen binnen Colland apart gegaan. Dit is vanuit de wetgeving zo geregeld: iedere regeling heeft een aparte registratie en administratie. Daarnaast zijn er veel verschillen tussen het aanmelden voor een pensioenregeling of het verzekeren van ziekteverzuim van uw werknemer.
Bij Pensioenen (BPL) levert u de PLO aan van de medewerker via het Digitaal Loket voor Pensioenen. Deze vindt u op www.colland.nl links bovenin bij log-in. Op deze site vindt u bij 'Handig voor u' ook alle benodigde formulieren en een handleiding.
Bij de log-in op Colland staat ook een doorlink naar het Digitaal Loket SAZAS. U meldt hier uw (verzekeringplichtige) medewerker ook aan voor SAZAS. Bij Downloads op onze site vindt u een stap-voor-stap handleiding voor het eenvoudig en snel digitaal aan- en afmelden van uw medewerkers. U vindt hier ook alle formulieren voor het schriftelijk aan- of afmelden van uw medewerkers.

Let op: werknemers met zogeheten nul-PLO's hoeft u bij SAZAS niet te melden. Werknemers zonder opgegeven vast verzekerd loon, zijn niet verzekerd. Het opvoeren van deze medewerkers (vaak scholieren of gelegenheidswerkers) kan verwarring geven. Als u deze niet wenst te verzekeren, hoeft u deze medewerkers NIET te melden. Voor oproepkrachten kunt u eenmalig het vast verzekerd jaarloon opgeven.

Wij hebben alle informatie over de verschillen in aanleveren tussen Pensioenen en SAZAS voor u op een rij gezet in een handig overzicht.

Met deze nieuwe systematiek moeten wij dubbel aanleveren. Als werkgever kost dit meer moeite. Waarom is dit gewijzigd?

Helaas zijn wij eind 2007 door de Wet Financiële Toetsing gedwongen een ander systeem van gegevensinwinning op te zetten, los van Pensioenen. Vanaf 1 januari 2008 heeft SAZAS haar eigen administratie en uitvoering. Daarnaast vragen wij u voor het verzekeringen van ziekteverzuim andere gegevens uit dan u aan bijvoorbeeld UWV of Pensioenen. Zo moet u voor elke verzuimverzekering vooraf het vast verzekerd jaarloon opgeven en niet meer achteraf het daadwerkelijke genoten maandloon.
Dit vast verzekerd jaarloon hoeft u echter nog maar 1 keer per jaar aan ons door te geven. Desgewenst kunt u scholieren niet verzekeren en hoeft u deze ook niet meer aan- en af te melden bij ons. Gelegenheidswerkers hoeft u in ieder geval niet meer aan- en af te melden. Als u kiest voor naverrekening, hoeft u het hele jaar niets meer te wijzigen, behalve het aan- en afmelden of de ziek- en hersteldmeldingen. Op die manier bent u uiteindelijk minder tijd kwijt.

Met de invoering van de nieuwe systematiek moeten we voor alle regelingen en verzekeringen driedubbel aangifte doen. Is er op de een of andere manier geen koppeling mogelijk? Wij hebben geen moeite met een onderlinge gegevensuitwisseling.

Zie ook het antwoord hierboven: helaas zijn wij door de wet- en regelgeving gedwongen wél een aparte gegevenssystematiek op te zetten voor uw verzekering. Tevens hanteren we andere loonbegrippen voor uw verzekering dan u aan bijvoorbeeld de fiscus of Pensioenen op moet geven.
Wel is het mogelijk om uw digitale gegevenssystemen aan onze systemen te koppelen. Hebt u interesse in het digitaal aansluiten van ons Digitaal Loket SAZAS op uw systemen? Dan kunt u een mail sturen naar sazas@verzuimdata.nl. Als u hierin uw naam, naam en nummer bedrijf en telefoonnummer vermeldt, bellen wij u binnen 2 dagen terug om samen met u de mogelijkheden te bespreken.

Ik had mijn oproepkracht al afgemeld, maar wil hem of haar weer aanmelden. De medewerker staat nog vermeld in het Digitaal Loket. Wat moet ik doen?

De meeste werkgevers laten deze oproepkrachten voor een jaar aangemeld staan, met een geschat Vast Verzekerd Loon voor dat jaar. Zeker als u gebruikt maakt van naverrekening, is het invullen van een redelijke schatting voldoende.
Het kan echter ook voorkomen dat u op het Digitaal Loket SAZAS uw oproepkracht had afgemeld, maar deze opnieuw hebt opgeroepen en dus wilt opvoeren. De werknemer is nog zichtbaar op het scherm, maar staat uit dienst gemeld. Als dit het geval is, hoeft u deze werknemer niet helemaal opnieuw aan te melden. In dat geval hoeft u alleen de volgende stappen door te lopen:

1. klik op 'wijzigen' bij de werknemer
2. velden datum uit dienst en reden uit dienst leeg maken
3. datum in dienst wijzigen naar nieuwe datum in dienst
4. overige velden controleren of gegevens nog juist zijn (de pagina wordt nu ververst en de nieuwe datum in dienst wordt nu automatisch ook ingevuld als ingangsdatum Vast Verzekerd Loon)
5. nieuw Vast Verzekerd Loon (VVL) invullen
6. op 'verzenden' klikken
Het nieuwe dienstverband wordt in het SAZAS-systeem nu achter het oude dienstverband gezet en het vorige dienstverband is niet meer zichtbaar op de website.

Mijn werknemer is overleden. Wat nu?

Als uw werknemer overlijdt, meldt u hem of haar af op het Digitaal Loket SAZAS met als reden uit dienst 'overlijden'. SAZAS keert u (volgens Artikel 16, lid 12 uit onze Algemene Voorwaarden) 1/12e deel uit van het verzekerde jaarloon van uw overleden werknemer. Volgens het Burgerlijk Wetboek bent u als werkgever verplicht de nabestaanden een maandsalaris uit te betalen na overlijden van uw medewerker. Dit staat in artikel 674: Niettemin is de werkgever verplicht aan de nagelaten betrekkingen van de werknemer over de periode vanaf de dag na overlijden tot en met een maand na de dag van het overlijden, een uitkering te verlenen ten bedrage van het loon dat de werknemer laatstelijk rechtens toekwam.

Hoe zit het met seizoenskrachten? Wel of niet aanmelden?

Over het wel of niet aanmelden van seizoenskrachten bij Colland leest u hier meer. Als het scholieren of gelegenheidswerkers betreft, kunt u hieronder meer uitleg vinden.

Kunnen scholieren uitgesloten worden van dekking?

Deze vraag speelde in 2007 en werd veelvuldig gesteld tijdens de Colland Regiobijeenkomsten. Het bestuur van SAZAS heeft kennisgenomen van deze wens en vervolgens op 19 oktober 2007 besloten dat het vanaf 1-1-2008 mogelijk is deze groep inderdaad uit te sluiten van uw SAZAS verzekeringen. SAZAS is immers een onderlinge waarborgmaatschappij voor en door haar eigen achterban. Daarom hebben wij gehoor gegeven aan uw wensen op dit gebied.

Wat is de definitie van een scholier?

SAZAS hanteert voor de scholieren de richtlijnen van de Belastingdienst.
In het kort komen die op de volgende afbakening van het begrip neer:

• scholieren voor wie bij het begin van het kalenderkwartaal recht bestaat op kinderbijslag op grond van de Algemene kinderbijslagwet;
• studenten en scholieren die bij het begin van een kalenderkwartaal recht hebben op een (voorwaardelijke) gift of prestatiebeurs op grond van de Wet studiefinanciering 2000 of de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;
• studenten en scholieren die bij het begin van het kalenderkwartaal recht hebben op een tegemoetkoming in de studiekosten op grond van de Wet tegemoetkoming studiekosten;
• buitenlandse studenten en scholieren uit een ander land van de Europese Unie, en uit IJsland, Noorwegen, Zwitserland en Liechtenstein

 

Voor de volledige inhoud van de regeling kunt u het beste kijken op www.belastingdienst.nl.

Wilt u 13- en 14-jarige medewerkers verzekeren? Dat kan, maar dit kunt u alleen schriftelijk melden. Hiervoor vindt u het formulier op deze website.

En als ik een werknemer helemaal niet wil verzekeren? Is die keuze ook niet aan mij als werkgever?

Als u kiest voor SAZAS, dan kiest u ervoor om al uw reguliere medewerkers (zie voor uitzonderingen onze voorwaarden) bij ons te verzekeren. Dit is ook vastgelegd in onze algemene voorwaarden. Het is dus niet mogelijk om individuele medewerkers uit te sluiten, tenzij het gaat om bijvoorbeeld scholieren of gelegenheidswerkers.

En wat als ik als werkgever mijn werknemer NIET ziek meld? Scheelt mij in premie en jullie in de uitkering.

Vanuit de CAO('s) hebt u wettelijk gezien wel een loondoorbetalingverplichting en op dat moment geen dekking vanuit uw verzekering. Als u een medewerker niet ziek meldt, komt ook de arbodienst niet in actie en bestaat de kans dat de periode van arbeidsongeschiktheid langer zal duren dan nodig is.
Wanneer de ogenschijnlijk kortdurende ziekte tóch een langdurig verzuim blijkt te zijn of worden, dan loopt u de kans op sancties vanuit onder andere het UWV als u deze zieke werknemer achteraf alsnog ziek meldt. Ook loopt u het risico volledig op te draaien voor alle (bijkomende) kosten van deze - langdurige - loondoorbetaling.

Kan een digitaal personeelsinformatiesysteem (bijvoorbeeld Unit 4) aangesloten worden op het Digitaal Loket SAZAS voor het in- en uit dienstmelden van personeel?

Hebt u interesse in het aansluiten van uw systemen? Dan kunt u een mail sturen naar sazas@verzuimdata.nl.
Vermeld hierin uw naam, naam en nummer bedrijf, telefoonnummer, dan bellen wij u binnen 2 werkdagen terug om samen met u de mogelijkheden te bespreken.

 

ZIEK EN HERSTELD MELDEN

Hoe meld ik mijn werknemer ziek of hersteld?

Als u een ziekmelding wilt doen van een werknemer, dan moet deze werknemer wel bij ons bekend zijn. Dit kan in de praktijk betekenen dat bij ziekte van een nieuwe werknemer u deze eerst moet invoeren. U kunt online uw ziekmelding of hersteldmelding doorgeven via het Digitaal Loket SAZAS.

Schriftelijk melden kan ook. De formulieren voor schriftelijk melden vindt u bij Downloads op deze site. U kunt bij onze Servicedesk ook exemplaren aanvragen via 0900 - 165 65 65 - optie 2 (€ 0.05 per minuut). Op het formulier vindt u deaanwijzingen voor verzending.

Hoe worden de ziekmeldingen gecontroleerd?

De werkgever geeft (bijvoorbeeld via het Digitaal Loket SAZAS) een ziekmelding aan SAZAS door. Achmea Vitale neemt vervolgens deze melding in behandeling. (Hebt u een andere arbodienst en geen verzuimmanagementpakket via SAZAS afgesloten, dan moet u zelf uw arbodienst op de hoogte stellen!) Bij Achmea Vitale wordt via de Verzuimdesk van de Colland Servicedesk direct contact opgenomen met zowel de werkgeverals de werknemer. Wanneer blijkt dat er verschillen zitten tussen de gegevens die SAZAS ontvangt vanuit de arbodienst en die van de werkgever, dan wordt er contact opgenomen met de werkgever en/of werknemer om e.e.a. te verifiëren. Kijkt u ook eens bij Verzuimmanagement pakketten en Downloads op deze site. Daar vindt u ook handige checklists voor werkgevers en werknemers. Hierin staat stap voor stap beschreven wat de procedures zijn. In onze voorwaarden leest u ook meer over uw rechten en plichten op dit gebied.

VAST VERZEKERD LOON (VVL)

Wat is een Vast Verzekerd loon?

Als uw medewerkers dit jaar hebben gewerkt, moet er een verzekerde loonsom staan ingevoerd op het Digitaal Loket SAZAS. Ook als zij tijdens het kalenderjaar uit dienst zijn gegaan of slechts een deel van het jaar hebben gewerkt, moet er voor een HEEL JAAR loon ingevuld worden. Dit heet het Vast Verzekerd Loon. Het Vast Verzekerd Loon bestaat uit: 12 x het bruto maandloon, en daarbij opgeteld vaste vergoedingen als vakantiegeld, bonussen, ploegendiensttoeslagen. Over het algemeen kunt u voor een vast verzekerd loon aanhouden per medewerker 13 x bruto maandloon = vast verzekerd jaarloon.
SAZAS berekent automatisch het juiste (en verzekerde) bedrag voor elke ingevoerde medewerker. Het is belangrijk dat u een goede schatting maakt van het vast verzekerd loon van uw medewerker, want de uitkering PLUS-pakket is ook gekoppeld aan het vast verzekerd loon.

Voorbeeld:
Vaste verdiensten
Uw werknemer ontvangt een salaris van 2.000,- bruto per maand. Het vast verzekerd loon is 13 x 2.000,- = 24.000,-
Dit bedrag hoeft u dus NIET aan te passen als uw werknemer na 6 maanden uit dienst treedt, want SAZAS zorgt namelijk automatisch voor een juiste omrekening ( 6/12 x 26.000 = 13.000 )

Wisselende verdiensten
Een werknemer met wisselende verdiensten werkt gedurende een periode van 3 maanden bij u. Hij heeft gewerkt tegen een totaal salaris van 1.800,-. U rekent nu zelf het vast verzekerd loon om: 1.800,- : 3 = gemiddeld 600,- per maand x 12 = vast verzekerd loon van 7.200,- voor deze werknemer.

U vult dus altijd een geschat jaarloon in, ongeacht hoe lang de werknemer in dienst blijft.

Hoe geef ik een vast verzekerd loon op?

Dit kan voor uw SAZAS verzekeringen via het Digitaal Loket SAZAS. Uiteraard blijft het ook mogelijk om dit door te geven via een formulier per post of per fax. Alle formulieren vindt u terug bij Downloads op deze pagina. U kunt ook exemplaren bij ons opvragen per e-mail of telefonisch bij onze Colland ServiceDesk 0900 165 65 65 (optie 2).
Ook wijzigingen in het vast verzekerd loon kunt u op deze wijze aan ons doorgeven, bijvoorbeeld als een werknemer meer of juist minder uren gaat werken.

Als u hebt gekozen voor naverrekening, kunt u er ook voor kiezen kleinere wijzigingen niet door te geven. Deze worden immers met de eindafrekening met u verrekend. Gaat uw medewerker parttime of juist veel meer uren werken? Dan raden wij u wel aan deze wijziging eenmalig door te geven. Op die manier blijft uw digitale dossier up-to-date.

Wordt iedere loonswijziging die ik doorgeef geaccepteerd en doorgevoerd door SAZAS?

Bij een individuele loonswijziging heeft het alleen zin deze in te voeren wanneer het verschil minimaal 10% wijzigt ten opzichte van het eerder opgegeven vast verzekerde jaarloon. Kleinere aanpassingen hebben immers maar een (zeer) gering gevolg voor de premie. Uiteraard kunt u eind van het kalenderjaar alle lonen nog corrigeren, maar beter is het om meteen een goede inschatting te maken van het te verlonen bedrag per medewerker. Zo voorkomt u onnodige extra administratie. Daarnaast is de Plusverzekering en -uitkering van uw medewerkers ook gebaseerd op het door u opgegeven juiste bedrag.

Hoe wordt de opgave van het vast verzekerd jaarloon gecontroleerd? Is dat met een eindopgave of -afrekening?

U kunt als bestaande klant 1 keer per jaar kiezen voor een eindafrekening ofwel naverrekening. Deze keuze kunt u opgeven via de SAZAS Premie Rekenmodule in oktober en november. Een eindafrekening is mogelijk tegen de meerkosten van 0,05% van het vast verzekerd jaarloon. Zie ook hieronder voor controle mogelijkheden.
U krijgt in januari 2009 van SAZAS door hoe wij de verrekening voor naverrekening met u zullen regelen voor het kalenderjaar 2008.

Hoe kunnen correcties op lonen worden doorgegeven? Het is namelijk erg lastig om bij oproepkrachten e.d. vooraf in te schatten hoelang zij in dienst blijven.

De schatting hoeft niet aan het begin van de periode te worden gemaakt. U hoeft alleen maar het afgesproken brutomaandloon x 13 in te voeren. Mocht blijken datuwkracht meer uren maakt dan u had geschat en daardoor een hoger bruto maandloon ontvangt (of juist andersom), dan kunt u het vast verzekerd jaarloon tijdens de indienstperiode altijd online aanpassen.

Zodra de oproepkracht uit dienst gaat, meldt u deze werknemer bij ons af en betaalt u vanaf dat moment geen premie meer voor deze kracht. U betaalt dus alleen het bedrag voor verzekering dat u verloont. Betreft het een scholier, dan kunt u er ook voor kiezen deze niet te verzekeren. Gelegenheidswerkers hoeft u niet meer aan- en af te melden. Wel blijft uw loondoorbetalingsverplichting bij ziekte bestaan; dit is immers wettelijk zo geregeld. Kijkt u ook eens bij Downloads voor informatie over seizoenskrachten en gegevensaanlevering. Bij Vragen en Antwoorden 'BASIS-pakket & Keuzemenu' vindt u ook veel informatie over jeugdigen, gelegenheidswerkers, seizoenskrachten en scholieren.

Hoe gaat SAZAS controleren of de opgegeven loongegevens kloppen als er geen loonstaten meer aangeleverd hoeven worden?

SAZAS heeft de mogelijkheid om gewaarmerkte loongegevens bij u op te vragen, bijvoorbeeld de verzamelloonstaat over het afgelopen jaar. Als er op basis van signalen het vermoeden bestaat dat er opzettelijk of abusievelijk foutieve gegevens worden verstrekt, dan gelden de voorwaarden zoals omschreven in de Algemene voorwaarden bij ondermeer artikel 6, 13, 14 en 35.
Denkt u er ook om dat de Plusverzekering én -uitkering van uw medewerker is gekoppeld aan het door u opgegeven vast verzekerd loon? Bij langdurige uitval is het belangrijk dat uw medewerker een juist bedrag aan uitkering van SAZAS ontvangt. Daarin is hij of zij afhankelijk van de door u verstrekte gegevens.

Controleert SAZAS tussentijds mijn verzekeringsgegevens?

Regelmatig controleren wij onze administratie. Wanneer wij vaststellen dat het vast verzekerd loon ontbreekt voor één of meerdere werknemers met een openstaand dienstverband, sturen wij u een reminder. Vanaf 2008 bent u volgens onze verzekeringsvoorwaarden immers verplicht per werknemer een vast verzekerd loon op te geven voor elk dienstverband. U kunt hiervoor gebruik maken van het Digitaal Loket SAZAS. Zonder vast verzekerd loon ontbreekt de grondslag voor de verzekering. Met de reminder verzoeken wij u alsnog het vast verzekerd loon digitaal te muteren en zo de verzekeringsadministratie op orde te brengen. Ook als het dienstverband met de betreffende werknemer(s) al isbeëindigd, dient u het vast verzekerd loon (omgerekend op jaarbasis) aan ons te melden, zodat de verzekering alsnog met de juistegrondslag wordt geregistreerd.

Wat als er niets is of wordt ingevuld bij Vast Verzekerd Loon?

Voor de werknemer(s) met een openstaand dienstverband op peildatum 02-01-2008 waar na 1 maart 2009 geen vast verzekerd loon voor is opgegeven via het Digitaal Loket SAZAS, beëindigen wij na 1 maart 2009 de polis met terugwerkende kracht. Er kan dan bij ziekte geen aanspraak worden gemaakt op een uitkering. Hetzelfde geldt voor de verzekering van een eventuele aanvulling vanuit het PLUS-pakket. De werknemer ontvangt na 1 maart 2009 een royementsbewijs voor zijn of haar Plusverzekering.

Houdt SAZAS de loonsverhogingen volgens de CAO bij?

Nee, deze wijzigingen moet u zelf doorgeven op het Digitaal Loket SAZAS.

UW ADRESGEGEVENS EN CORRESPONDENTIEADRES

Ons kantoor is verhuisd. Ik heb een andere rechtsvorm. Waar geef ik dat door?

Als u als ondernemer, accountant of boekhouder een adreswijziging of rechtsvormwijziging wilt doorgeven, dan kunt u deze informatie kosteloos per post opsturen naar:

OWM SAZAS u.a.
Antwoordnummer 10152
2700 VB Zoetermeer

Een e-mail sturen kan natuurlijk ook: info@sazas.nl

Ik wil mijn post liever laten bezorgen bij mijn accountant of ik wil een ander factuuradres.

Uiteraard kunt u kiezen voor een afwijkend correspondentieadres. Dit kunt u op bovenstaande manier (adreswijziging) aan ons doorgeven, samen met uw bezoekadres. Let op: vanaf dat moment zal AL uw post naar uw accountant worden gestuurd! In sommige gevallen hanteren wij toch uw eigen (bezoek)adres als postadres, bijvoorbeeld bij het versturen van ons VanColland Magazine.