Verzuimgesprek: in gesprek over verzuim

Als uw medewerker zich regelmatig ziek meldt, is het goed om als werkgever hierover met uw medewerker in gesprek te gaan. Is uw medewerker regelmatig ziek, dan kunt u spreken van frequent (regelmatig) verzuim. De betekenis van ‘frequent’ kan voor ieder bedrijf verschillen. Sommige bedrijven vinden bijvoorbeeld drie keer verzuim per jaar frequent, andere bedrijven vijf keer. Een gesprek over verzuim noemen we een verzuimgesprek. In een verzuimgesprek zoekt u samen naar mogelijkheden voor het verminderen van ziekteverzuim. Voor het voeren van een verzuimgesprek met een medewerker bieden we onderaan dit artikel een handig formulier. Met dit formulier kunt u bijvoorbeeld de gemaakte afspraken altijd op dezelfde logische manier vastleggen.

Verzuimgesprek - in gesprek over verzuim, tips van Sazas

Wat is een verzuimgesprek?

Een verzuimgesprek is een gesprek tussen werkgever en medewerker over afwezigheid door ziekte. Het voeren van verzuimgesprekken is meestal onderdeel van het aanwezigheidsbeleid of het verzuimbeleid van een organisatie.

Naast afwezigheid door ziekte, kan een verzuimgesprek ook over rouw gaan, of juist over het voorkomen van afwezigheid (preventief). En hoewel een verzuimgesprek vaak door de werkgever wordt gestart, kan natuurlijk ook de medewerker een verzuimgesprek beginnen.

Wanneer een verzuimgesprek?

Meestal zijn er duidelijke redenen voor ziekteverzuim. Een griep of een andere veelvoorkomende, onschuldige ziekte: het kan iedereen overkomen. Toch is het voeren van een verzuimgesprek verstandig als een medewerker regelmatig uitvalt. Hiermee kunt u onderzoeken of en hoe het verzuim kan worden voorkomen en verminderd, maar kunt u uw medewerkers ook bewust maken van de gevolgen van verzuim. Wanneer kunt u een verzuimgesprek voeren:

  • Indien mogelijk direct tijdens de ziekmelding;
  • Bij langdurig verzuim: elke zes weken tijdens de herstelperiode;
  • Als de medewerker weer aan het werk gaat.

Gratis voorbeeld verzuimprotocol

Het voeren van een verzuimgesprek kan onderdeel zijn van het verzuimprotocol. In dat protocol staat wat de regels bij verzuim zijn. Wij hebben een gratis voorbeeld van een verzuimprotocol gemaakt. U kunt dat voorbeeld gebruiken voor het opstellen van een verzuimprotocol voor uw bedrijf.

Voordelen van verzuimgesprekken

Het voeren van een verzuimgesprek kan veel opleveren, zowel voor de werkgever als de medewerker. Met een goed verzuimgesprek:
  • Komen eventuele achterliggende problemen in beeld;
  • Zorgt u voor een snellere re-integratie van uw medewerker;
  • Kunt u verkeerde ziekmeldingen voorkomen;
  • Verlaagt u voor uw medewerker eventueel de drempel om terug te komen;
  • Kunt u verzuim in de toekomst voorkomen of verminderen;
  • Houden u en uw medewerker elkaar op de hoogte.

Is een verzuimgesprek verplicht?

Het voeren van een verzuimgesprek is niet wettelijk verplicht. Wel kunt u het voeren van verzuimgesprekken opnemen in uw verzuimbeleid.

Hoe voert u een verzuimgesprek?

Een verzuimgesprek bestaat uit een aantal belangrijke punten, zoals:

  1. Het doel van het gesprek benoemen. Dit zorgt voor eerlijke en open communicatie;
  2. Begrip tonen en niet meteen oordelen. Probeer open vragen te stellen;
  3. Stiltes laten vallen, zodat er ruimte is om na te denken over een reactie;
  4. Vat het gesprek samen, ook af en toe tussendoor;
  5. Probeer door te vragen totdat alle antwoorden duidelijk zijn.

Verzuimgesprek: wat mag u vragen?

In een verzuimgesprek mag u als werkgever alleen de noodzakelijke dingen vragen aan uw medewerker. Voorbeelden hiervan zijn het telefoonnummer en adres waarop een medewerker te bereiken is.

Wettelijk mag u als werkgever niet vragen wat de oorzaak van de ziekte van uw medewerker is en welke klachten hij of zij heeft. U mag dit dus ook niet vragen als een medewerker zich ziek meldt. Dit heeft te maken met het recht op privacy. U mag uw medewerker wél vragen stellen die nodig zijn om te bepalen of en hoe het werk kan doorgaan. Bijvoorbeeld wanneer uw medewerker het werk weer denkt te kunnen oppakken en of er afspraken zijn waarvoor actie nodig is. Tijdens het verzuimgesprek kunt u verder navraag doen, maar altijd zonder de medische oorzaak van het verzuim te bespreken. Lees hier meer over de privacy voor gesprekken met zieke medewerkers (privacywet).


Tips voor het voeren van een verzuimgesprek

Wij helpen werkgevers graag op weg om verzuim te voorkomen en te verminderen. Dat geldt ook voor het voeren van een verzuimgesprek: deze zijn zowel voor u als uw medewerkers heel waardevol. Verzuimgesprekken dragen bij aan meer begrip voor elkaars situatie. Om u hierbij te helpen geven wij een aantal tips voor het voeren van verzuimgesprekken:

  • Zorg dat u alle feiten en andere gegevens over het verzuim bij de hand heeft;
  • Geef duidelijk aan waarom u het gesprek begint en wat het doel van het gesprek is;
  • Vraag uw medewerker wat hij of zij kan doen om nieuw verzuim te voorkomen;
  • Probeer niet meteen zelf met oplossingen te komen, maar geef uw medewerker de ruimte;

  • Vraag daarna of u iets voor hem of haar kunt doen om nieuw verzuim te voorkomen;
  • Accepteer de persoonlijke keuzes van uw medewerker en oordeel niet over privézaken, bijvoorbeeld als de medewerker ook mantelzorg verleent;
  • Zorg voor een open gesprek en rondt het gesprek positief af.

Voorbeeld formulier verzuimgesprek
Om het u gemakkelijk te maken hebben wij een voorbeeld formulier gemaakt voor het voeren van een verzuimgesprek. U kunt dit formulier voor uw eigen organisatie gebruiken.

Verzuim binnen uw bedrijf voorkomen en verminderen?

Wist u dat de kosten van een zieke medewerker kunnen oplopen tot gemiddeld € 405,- per dag? Als uw medewerker ziek wordt, bent u als werkgever verplicht om het loon door te betalen. Daarnaast krijgt u bij ziekteverzuim ook te maken met andere, extra kosten. Bent u goed verzekerd? Met een verzuimverzekering van Sazas, beschermt u uzelf tegen de financiële risico’s van verzuim. Bij ons regelt u alles in één keer: loondoorbetaling, verzuimbegeleiding én re-integratie.

Met slechts drie gegevens berekent u makkelijk en snel online uw premie. Dit kan 24 uur per dag, het hele jaar door.

Offerte aanvragen

◄ Terug naar overzicht verzuim bespreken binnen uw organisatie


Ook interessant voor u:

  • Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA), hoe stelt u die op? Bekijk het PSA-beleid van Sazas

    Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA): stappenplan voor een beleid

    Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) tegengaan, hoe doet u dat? Een goed PSA-beleid kan hierbij helpen. Als verzuimspecialist helpen wij u daar graag bij. In ons stappenplan leest u stap voor stap de onderdelen van dit beleid en hoe u dit beleid zelf kunt opstellen.
    whitepaper
  • Werkstress

    Whitepaper: Werkstress

    In de whitepaper 'Werkstress' leest u niet alleen over de oorzaken van stress. We bieden u ook handvatten om stress bij medewerkers te signaleren en verzuim door stress of een burn-out te voorkomen.
    Whitepaper
  • Webinar Ons Verzuimbeleid En Psychisch Verzuim Sazas

    Webinar 'psychisch verzuim, ontwikkelingen en tips'

    Liesbeth Post, HR manager bij Sazas, neemt u mee in de wereld van (psychisch) verzuim. Wat is de visie van Sazas op verzuim en wat is belangrijk in ons eigen verzuimbeleid? Wat is het verschil tussen mentaal en psychisch verzuim, en welke tips heeft zij waar u direct mee aan de slag kan in uw bedrijf?
    Webinar