Verzuimadministratie en AVG-regels: zo voorkomt u een boete

Uw medewerker belt om te zeggen dat hij of zij ziek is. U mag vervolgens niet vragen waar uw medewerker last van heeft. Deze informatie is namelijk privacygevoelig. Vanwege de privacywetgeving (AVG) is het namelijk niet toegestaan dat u als werkgever naar de medische achtergrond van de ziekte vraagt. Ook mag de oorzaak van de ziekmelding niet worden vastgelegd. Doet u dit wel, dan kunt u beboet worden door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Iedereen heeft het recht om gezondheidsgegevens zo veel mogelijk voor zichzelf te houden. Ook mag de oorzaak van de ziekmelding niet worden vastgelegd. Het is dus zaak om geen klachten, geen pijnaanduidingen, en ook geen namen van ziektes te noteren. Let er tenslotte op dat uw verzuimregistratie niet zomaar online toegankelijk is. De privacywetgeving heeft als doel dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens in het kader van verzuim.

Onderzoek naar AVG-regels bij verzuim

Dankzij de AVG is het bewustzijn voor een goede omgang met privacy en persoonsgegevens versterkt. Er wordt door werkgevers beter op gelet welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn om te registreren. Wel hebben werkgevers aangegeven dat de beleidsregels van de privacywetgeving niet makkelijk in de praktijk zijn toe te passen. De regels kunnen juist een goede en tijdige verzuimbegeleiding beperken. Dit blijkt uit onderzoek dat in opdracht van de overheid is gehouden naar de praktische toepasbaarheid van de AVG bij arbodiensten en ondernemingen.

Enkele conclusies uit het onderzoek

Soms wordt er wel gevraagd naar de reden voor de ziekmelding
Uit het onderzoek blijkt dat werkgevers zich niet altijd aan de regels houden. Nog steeds wordt er door sommige werkgevers gevraagd naar de medische achtergrond van de ziekte.

Positief effect van de AVG-wetgeving
Door de AVG-wetgeving is er binnen bedrijven meer aandacht voor persoonsgegevens. Er wordt kritischer gekeken welke gegevens wel en welke niet mogen worden verwerkt. Gebleken is dat bedrijven hun processen en risicomanagement hebben aangepast naar de nieuwe wetgeving.

Werkgever alerter bij gezondheidsgegevens van medewerkers
Uit het onderzoek blijkt ook dat werkgevers minder verzuimoorzaken registreren en dat medische termen worden tegengehouden in de administratie. Wel wordt ervaren dat de communicatie ingewikkelder lijkt, juist omdat medische gegevens geen rol meer spelen in het gesprek tussen de werkgever en medewerker.

Ervaringen met beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens
Het onderzoek somt negatieve én positieve ervaringen op. Positief is dat de beleidsregels meer duidelijkheid bieden over hoe er omgegaan moet worden met de zieke medewerker in het kader van de privacywetgeving. Negatief is dat de beleidsregels niet eenvoudig zijn toe te passen in de praktijk. Daardoor zouden sommige werkgevers soms nog steeds vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte, terwijl dit juist niet mag.

Ervaringen in de eerste zes weken na de ziekmelding
Tot slot concludeert het onderzoek dat werkgevers nu minder snel aan hun medewerkers vragen wat er aan de hand is omdat zij bang zijn om fouten te maken. Daarom worden de beleidsregels ook wel als lastig ervaren.

Naar aanleiding van het onderzoek heeft het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid toegezegd dat zij de uitleg van de beleidsregels praktischer en toegankelijker zal maken. Dit zal gebeuren samen met de sociale partners. Het is de bedoeling dat de regels straks meer toegevoegde waarde hebben in de praktijk.

Wat mag wel?

U mag wel om informatie vragen die nodig is om een inschatting te maken hoe lang de afwezigheid wegens ziekte gaat duren. Ook kunt u vragen naar lopende werkzaamheden en afspraken daarover. Er moeten immers werkzaamheden overgenomen worden. Verder kunt u vragen op welk telefoonnummer of (verpleeg)adres uw medewerker te bereiken is. Bij langer verzuim zult u via de arbodienst of bedrijfsarts op de hoogte gesteld worden.

Lees meer over wat uw rechten als werkgever zijn bij verzuim en wat u wel mag vragen.

Tips voor een effectief ziekmeldingsgesprek

Het ziekmeldingsgesprek is de eerste mogelijkheid om samen afspraken te maken die bijdragen aan (gedeeltelijk) terugkeren op de werkvloer. Als duidelijk wordt welke werkzaamheden uw medewerker nog wel kan doen, en welke niet, dan heeft u daar beiden baat bij. Toon interesse in uw medewerker en neem zijn situatie serieus. U helpt uw medewerker zo om snel en op een verantwoorde manier weer aan de slag te gaan.

Bekijk tips voor een effectief ziekmeldingsgesprek.

Niet gevonden wat u zocht? Bel of mail: