Privacyverklaring voor medewerkers
Bent u werkgever?
Lees dan op onze andere pagina hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.
Bent u medewerker?
Lees dan hieronder onze privacyverklaring.
Onderwerpen:
Inleiding
1. Beleid
2. Doel
3. Bewaarperiode
4. Rechten
- 4.1 Het recht op overdracht (dataportabiliteit)
- 4.2 Het recht op gegevens verwijderen
- 4.3 Het recht op inzage
- 4.4 Het recht op aanpassing en aanvulling
- 4.5 Het recht op beperking van de verwerking
- 4.6 Het recht van bezwaar
- 4.7 Het recht op een menselijke beoordeling bij automatische besluiten
- 4.8 Het recht op duidelijke informatie
- 4.9 Uw rechten gebruiken
5. In beroep gaan
6. Externe klacht
Inleiding
Sazas (voluit: Onderlinge Waarborgmaatschappij Sazas u.a.) is een inkomensverzekeraar voor werkgevers. Wij bieden verzekeringen en diensten aan. Om een verzekering met u af te sluiten en goed uit te voeren, hebben we persoonsgegevens van u nodig. Met deze gegevens gaan wij heel zorgvuldig om. In deze privacyverklaring leggen we uit:
- hoe wij uw gegevens beschermen;
- welke gegevens wij gebruiken;
- waarom we dit doen.
1. Beleid
Sazas is uw verzuimspecialist. Wij zijn verantwoordelijk voor het gebruik van uw persoonsgegevens. Wij verwerken alleen gegevens die echt nodig zijn. En alleen medewerkers en partners die toestemming hebben, mogen deze gegevens zien of gebruiken. Wij houden ons hierbij aan de wet: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars. De AVG geldt sinds mei 2018. Deze Europese wet bepaalt hoe bedrijven moeten omgaan met persoonlijke informatie van klanten en bezoekers. De AVG geeft u als persoon meer privacyrechten en ons als organisatie meer verantwoordelijkheden.
Uw gegevens zijn bij ons in vertrouwde handen
Sluit u een verzekering af? Of sluit uw werkgever een verzekering voor u af? Dan hebben wij uw gegevens nodig. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat wij met uw persoonsgegevens doen en wat uw rechten zijn. Daarom delen we deze informatie graag met u.
Meestal vragen wij uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer
Soms vragen we ook andere gegevens, zoals uw bankrekeningnummer. Die hebben we nodig om uw premie automatisch van uw rekening te halen of om een uitkering te betalen. Het verschilt per product welke gegevens wij nodig hebben. Meestal geeft u uw gegevens zelf aan ons door. Soms krijgen wij uw gegevens op een andere manier, bijvoorbeeld via uw werkgever als het om een werknemersverzekering gaat.
2. Doel
Wij gebruiken uw gegevens voor verschillende doelen. Namelijk om:
- (verzekerings)overeenkomsten aan te gaan en uit te voeren;
- relaties te beheren die voortkomen uit deze overeenkomsten;
- fraude te bestrijden en te voorkomen, om onze veiligheid en integriteit en die van de verzekeringssector te beschermen;
- (marketing)activiteiten uit te voeren om onze dienstverlening uit te breiden;
- analyses te doen voor de statistiek;
- ons te houden aan de wet.
3. Bewaarperiode
Wij bewaren uw gegevens zolang wij die nodig hebben. Of zolang wij uw gegevens volgens de wet moeten bewaren. Daarna verwijderen wij uw gegevens of maken wij uw gegevens anoniem. Maken wij uw gegevens anoniem? Dan verwijderen wij alle gegevens die naar u verwijzen. De gegevens kunnen niet meer aan u gekoppeld worden. De anonieme gegevens helpen ons een beter beeld te krijgen van onze risico’s, producten en diensten.
Soms nemen we telefoongesprekken op
Dat doen we om onze service te verbeteren en om onze medewerkers te trainen. We laten het u altijd vooraf weten als we het gesprek opnemen. En we maken alleen een opname als u dat goed vindt. De opnames bewaren we op een veilige manier en niet langer dan 90 dagen. Alleen medewerkers die daarvoor toestemming hebben, kunnen bij de opnames.
4. Rechten
De AVG geeft u als verzekerde een aantal privacyrechten:
- Het recht op overdracht (dataportabiliteit);
- Het recht op gegevens verwijderen;
- Het recht op inzage;
- Het recht op aanpassing en aanvulling;
- Het recht op beperking van de verwerking;
- Het recht van bezwaar;
- Het recht op een menselijke beoordeling bij automatische besluiten;
- Het recht op duidelijke informatie.
Hieronder leest u wat deze rechten precies voor u betekenen.
4.1 Het recht op overdracht (dataportabiliteit)
U heeft het recht om van Sazas uw persoonsgegevens in een gangbare en begrijpelijke vorm te krijgen. En om deze over te dragen aan een andere organisatie die persoonsgegevens verwerkt. Bijvoorbeeld omdat een werkgever overstapt naar een andere verzekeraar. Dit recht bestaat alleen als de verwerking van de persoonsgegevens gebeurt met uw toestemming of als Sazas een verzekeringsovereenkomst met u heeft.
4.2 Het recht op gegevens verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens door Sazas te laten verwijderen als:
- de gegevens niet langer nodig zijn;
- u uw toestemming om de gegevens te gebruiken intrekt;
- u bezwaar maakt tegen de verwerking;
- de persoonsgegevens door Sazas zijn verwerkt terwijl dat niet mocht.
Sazas neemt contact op met organisaties die uw gegevens van ons kregen
Hebben wij uw persoonsgegevens met andere organisaties gedeeld? Dan laten wij hun weten dat wij de persoonsgegevens hebben verwijderd. Verder leggen we uit dat ook deze organisaties iedere kopie of koppeling naar die persoonsgegevens moeten verwijderen. Dit geldt dus ook voor verwerkers die wij inschakelen. Wij laten u op uw verzoek weten welke organisaties Sazas op die manier heeft geïnformeerd.
In bijzondere gevallen kunnen wij uw gegevens niet verwijderen
Bijvoorbeeld wanneer wij uw gegevens gebruiken om ons aan de wet te houden. Of als wij uw gegevens gebruiken omdat wij een overeenkomst met u hebben die nog geldig is.
4.3 Het recht op inzage
U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u gebruiken.
4.4 Het recht op aanpassing en aanvulling
Kloppen uw gegevens niet of zijn ze niet volledig? Dan mag u ons vragen om ze aan te passen. Wij zijn er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die wij gebruiken kloppen en dat wij deze gegevens bijwerken en vernieuwen als dat nodig is. Kloppen de persoonsgegevens die wij gebruiken niet? Dan moeten wij alles doen wat we kunnen om die gegevens aan te passen of aan te vullen.
4.5 Het recht op beperking van de verwerking
De AVG geeft u in bepaalde situaties het recht op beperking van het gebruik van uw gegevens. Het geldt in een aantal situaties, bijvoorbeeld als:
- de gegevens mogelijk onjuist zijn;
- de verwerking onrechtmatig is;
- de gegevens niet meer nodig zijn;
- u bezwaar maakt.
Wij mogen uw gegevens alleen in hele bijzondere situaties blijven gebruiken
Dat mag alleen als wij juridische redenen hebben die belangrijker zijn dan uw belangen, rechten en vrijheden. Is dat zo? Dan laten wij u dat weten. Zolang nog niet duidelijk is of onze redenen belangrijker zijn, gebruiken wij uw gegevens natuurlijk niet. Uw belangen hebben dan voorrang.
4.6 Het recht van bezwaar
Heeft u bezwaar tegen onze reactie op uw verzoek over het gebruik van uw persoonsgegevens? Of heeft u daar een klacht over? Dan kunt u bezwaar maken. Dat kan binnen 30 dagen na onze reactie, het besluit of het ontstaan van een klacht over ons product of onze dienst. U kunt mailen naar fg@sazas.nl. Of een brief sturen naar:
OWM Sazas u.a.
t.a.v. afdeling bezwaar
Postbus 2010
3440 DA Woerden
Zet in uw bezwaar in ieder geval:
- een duidelijke omschrijving van uw bezwaar of klacht;
- een kopie van een geldig identiteitsbewijs. Zorg ervoor dat we uw burgerservicenummer (bsn) en foto niet kunnen zien, zo voorkomen we dat iemand hier misbruik van kan maken.
U krijgt binnen 30 dagen na ontvangst van uw bezwaar of klacht onze reactie
In onze reactie leest u hoe wij met uw bezwaar of klacht omgaan. Bij een terecht bezwaar stoppen wij meteen met het gebruiken van uw persoonsgegevens.
4.7 Het recht op een menselijke beoordeling bij automatische besluiten
Heeft Sazas een automatisch besluit genomen en heeft dat negatieve gevolgen voor u? Dan mag u vragen of een mens het besluit beoordeelt en een nieuw besluit neemt. Wij nemen automatische besluiten alleen met uw uitdrukkelijke toestemming. Op dit moment worden zulke besluiten door Sazas niet genomen.
4.8 Het recht op duidelijke uitleg
U heeft het recht op duidelijke uitleg over wat wij met uw persoonsgegevens doen en waarom. Zodat u zelf kunt beslissen of u dit wilt. We moeten u de volgende informatie geven:
- Welke persoonsgegevens wij verwerken;
- Waarom wij dat doen (met welk specifiek doel);
- Of wij gegevens delen met of doorverkopen aan andere organisaties en zo ja, aan welke.
Wij laten het u binnen 1 maand weten als wij uw gegevens via iemand kregen.
U krijgt hier dan een brief of e-mail over.
4.9 Uw rechten gebruiken
Wilt u uw rechten gebruiken? Dan kunt u een verzoek sturen naar de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). Mail daarvoor naar fg@sazas.nl. Of stuur een brief naar:
OWM Sazas u.a.
t.a.v. de Functionaris voor de Gegevensbescherming
Postbus 2010
3440 DA Woerden
Stuurt u een kopie mee van een geldig identiteitsbewijs?
Zorg ervoor dat we uw bsn en foto niet kunnen zien, zo voorkomen we dat iemand hier misbruik van kan maken. U krijgt binnen 4 weken nadat wij uw verzoek kregen een reactie van onze FG.
5. In beroep gaan
Heeft u bezwaar gemaakt of een klacht gestuurd? Maar vindt u dat we uw bezwaar of klacht niet goed oplosten? Dan kunt u tegen onze reactie in beroep gaan bij onze directie. Dat kan binnen 30 dagen na onze reactie. U kunt mailen naar directie@sazas.nl. Of een brief sturen naar:
OWM Sazas u.a.
t.a.v. de directie
Postbus 2010
3440 DA Woerden
Zorg voor een duidelijke beroepsbrief
Geef duidelijk aan waarom u vindt dat wij uw bezwaar of klacht niet goed oplosten.
U krijgt binnen 30 dagen na ontvangst van uw beroep onze reactie
In onze reactie leest u het besluit van de directie.
6. Externe klacht
Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan kunt u een klacht sturen naar de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat doet u via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.