Verzuim bespreken binnen uw organisatie

Vaak worden ziekte en verzuim in één adem genoemd. Toch zien wij dat vanuit Sazas soms als twee verschillende dingen. Ziekte is iets wat je overkomt, iedereen is weleens ziek of heeft in meer of mindere mate last van (ernstige) klachten. Maar hoe gaat een medewerker daarmee om? Meld een medewerker zich ziek, of bekijkt hij of zij wat er wel mogelijk is? Bij verzuim draait het erom hoe medewerkers en u als werkgever of uw leidinggevenden omgaan met ziekte. Hier kunnen vooraf afspraken over gemaakt worden en hierin zijn een aantal keuzes.

 

Met elkaar in gesprek

Openheid is één van de belangrijkste uitgangspunten van een verzuimbeleid. U bereikt dit door continu met elkaar in gesprek te blijven. Dat doet u als werkgever, maar ook de medewerker zelf op eigen initiatief. Om verzuim te voorkomen is het belangrijk dat de medewerker zich vrij voelt om op tijd aan te geven als hij of zij ergens mee zit. Samen met de leidinggevende kan de medewerker kijken naar mogelijke oplossingen gericht op wat nog wél lukt. En als er dan toch verzuim is, bespreek onderling hoe jullie daarmee omgaan.

Verantwoordelijkheden van de medewerker bij verzuim

Een medewerker is zelf ook verantwoordelijk voor zijn of haar eigen inzetbaarheid. Niet alleen bij het voorkomen van verzuim, signaleren en werken aan het vergroten van de eigen inzetbaarheid. Maar ook bij het re-integratietraject, wanneer er sprake is van verzuim. Dit betekent onder andere dat een medewerker verantwoordelijk is voor de volgende zaken:

1. Knelpunten signaleren

Om verzuim op tijd te ontdekken en te voorkomen is het belangrijk dat de medewerker zelf knelpunten signaleert. Loopt de medewerker ergens tegenaan tijdens de werkzaamheden of zijn er andere knelpunten die verzuim kunnen veroorzaken? Als de medewerker dit signaleert en op tijd bespreekt met de leidinggevende, kan verzuim voorkomen worden.

2. Vergroten van inzetbaarheid

Door bijvoorbeeld training, bij- en/of omscholingstrajecten te volgen kan een medewerker aan de slag met het vergroten van zijn of haar inzetbaarheid. Hierbij ligt ook de verantwoordelijkheid voor het volgen van dit soort trainingen en trajecten bij de medewerker. Een voorwaarde is wel dat een werkgever hiervoor de mogelijkheid biedt. Door bijvoorbeeld een vergoeding en tijd beschikbaar te stellen.

3. Verzuimmelding

Bij verzuim neemt de medewerker op tijd (liefst binnen 24 uur) persoonlijk contact op met de leidinggevende om een ziekmelding door te geven. Als werkgever kunt u afspraken maken over hoe en binnen welk tijdsbestek een ziekmelding gedaan wordt. Bijvoorbeeld telefonisch of per mail binnen 24 uur. Leg dit soort afspraken bijvoorbeeld vast in een verzuimprotocol.

4. Procedures en afspraken

In een verzuimprotocol staat hoe de organisatie omgaat met ziekmelding, registratie, verzuimgesprekken, verzuimbegeleiding en re-integratie bij (langdurig) verzuim. De medewerker heeft de verantwoordelijkheid om deze procedures en afspraken op te volgen.

5. Overdragen van werkzaamheden

Bij verzuim is de medewerker verantwoordelijk voor het overdragen van lopende werkzaamheden en het afzeggen van afspraken. Als een medewerker daar niet toe in staat is, bespreekt hij of zij dit met de leidinggevende. Zodat de leidinggevende actie kan ondernemen om werkzaamheden over te dragen aan andere collega’s en afspraken kan afzeggen.

6. Hervatting eigen werkzaamheden

Zodra een medewerker zich weer (deels) beter voelt, informeert hij of zij de leidinggevende wanneer de eigen werkzaamheden weer (deels) hervat kunnen worden.

7. Meewerken aan begeleiding en re-integratie

Wanneer een medewerker (langdurig) verzuimt, is hij of zij verplicht om actief mee te werken aan begeleiding en re-integratie. Hierbij toont de medewerker initiatief en levert input aan voor het opstellen, uitvoeren en beoordelen van het plan van aanpak. Vervolgens volgt de medewerker adviezen voor re-integratie op die door deskundigen worden gegeven.

8. Beschikbaar en bereikbaar zijn tijdens verzuim

Van een medewerker die verzuimt wordt verwacht dat hij of zij bereikbaar is voor de leidinggevende en arbodeskundigen. Denk hierbij aan de bedrijfsarts, HR en andere adviseurs of deskundigen die bij het re-integratietraject betrokken zijn.

9. Contact tijdens verzuim

Tijdens het verzuim is het belangrijk dat de medewerker contact houdt met de leidinggevende en collega’s. Op die manier blijft de medewerker betrokken bij de organisatie. Dit kan op allerlei manieren: online, telefonisch of face-to-face. Hierin neemt de medewerker zijn of haar verantwoordelijkheid door zich actief op te stellen en mee te denken over het onderhouden van contact tijdens verzuim.

10. Uitvoeren van passende werkzaamheden

Bij re-integratie ligt de nadruk op het terugkeren naar passend werk. Er wordt per situatie gekeken naar wat de medewerker nog kan en welke werkzaamheden hier bij passen. De medewerker is verplicht om de passende werkzaamheden uit te voeren die de werkgever voorstelt.

Verantwoordelijkheden van de werkgever of leidinggevende bij verzuim

Als een medewerker ziek is heeft u als werkgever of leidinggevende de taak om overzicht te houden en taken rondom regie en verzuimbegeleiding op zich te nemen. Dit wordt ook wel casemanagement genoemd. Als werkgever of leidinggevende is de preventie van verzuim een belangrijk onderdeel van uw takenpakket. Dit betekent dat u onder andere verantwoordelijk bent voor de volgende zaken:

1. Signalen herkennen die kunnen leiden tot verzuim

Als werkgever of leidinggevende moet u altijd alert zijn op signalen die kunnen leiden tot verzuim. Bijvoorbeeld als een medewerker fysieke of mentale klachten heeft of als een medewerker de laatste tijd gespannen overkomt. Deze signalen kunnen op kort- of langdurig verzuim wijzen. Hierbij geldt ook: ga op tijd het gesprek aan en bespreek uw zorgen. Op die manier kunt u samen met de medewerker kijken naar oplossingen.

2. Welzijn en verzuimgedrag van de medewerker

Als er sprake is van regelmatig verzuim neemt u het initiatief om in gesprek te gaan met de medewerker. Dit gesprek gaat over het welzijn en het verzuimgedrag van de medewerker, maar gaat niet inhoudelijk in op klachten of aandoening(en).

3. Verzuimbeleid

U zorgt voor een goede uitvoering van het verzuimbeleid, waaronder het doorlopen van de stappen binnen de Wet verbetering poortwachter. Hierin voert u de regie en volgt de procedures en afspraken op.

4. Re-integratie

Als werkgever of leidinggevende ondersteunt u de medewerker bij het terugkeren naar het eigen werk. Als terugkeer naar het eigen werk niet meer mogelijk is, kijkt u naar andere mogelijkheden. Bijvoorbeeld naar ander, passend werk uit te voeren binnen de organisatie, of daarbuiten.

5. Voortgang re-integratie

Als casemanager voert u minimaal één keer per maand een gesprek met de zieke medewerker. In dit gesprek bespreekt u de voortgang van de re-integratie en beoordeelt u het plan van aanpak. Dit gesprek legt u schriftelijk vast.  Hiervan ontvangt de medewerker een kopie en het wordt toegevoegd aan het personeelsdossier.

6. Afspraken maken

Als werkgever of leidinggevende maakt u samen met uw medewerker afspraken over passende werkzaamheden of werkhervatting.

7. Contact houden

Door wekelijks even contact op te nemen met de medewerker en te vragen hoe het gaat, blijft de medewerker betrokken bij de organisatie. Dit stimuleert de medewerker om aan zijn of haar eigen inzetbaarheid te werken.

8. Soepele samenwerking met betrokkenen

Bij verzuim komt veel kijken en er komen verschillende betrokken partijen aan te pas. Als leidinggevende en casemanager zorgt u ervoor dat de afspraken met verschillende betrokkenen nagekomen worden. Blijf in overleg met de bedrijfsarts als er sprake is van langdurig verzuim.

9. Bedrijfsarts

Wanneer blijkt dat advies van een bedrijfsarts nodig is, stelt u samen met de medewerker een adviesvraag op en plant een afspraak in.

10. Driegesprek

Tijdens (langdurig) verzuim voert u regelmatig gesprekken met arboprofessional(s) die betrokken zijn bij het verzuimproces. Denk hierbij aan een bedrijfsarts of een inzetbaarheidscoach. Samen met de medewerker en de arboprofessional gaat u in gesprek wanneer er zaken spelen die stress of onzekerheid geven. Dit wordt ook wel een driegesprek genoemd. Een driegesprek kan ook zinvol zijn als u en uw medewerker niet tot goede afspraken komen over een werkhervattings- of re-integratieplan.

11. Verzuimdossier

Gedurende het hele verzuimtraject bent u verantwoordelijk voor het aanvullen en beheren van het verzuimdossier. Het verzuimdossier heeft een belangrijke functie, op deze manier wordt voldaan aan de Wet verbetering poortwachter.

12. Nazorg

Als werkgever of leidinggevende is het belangrijk om goede begeleiding en nazorg te bieden aan een medewerker die zijn of haar werk (deels)hervat. Medewerkers worden daarmee gesteund in een soms lastige situatie.

Openheid: ook in grotere organisaties

Heeft u in uw bedrijf leidinggevenden voor verschillende teams? Elke leidinggevende heeft binnen het team ook weleens te maken (gehad) met verzuim. En iedere leidinggevende gaat daar, net zoals werkgevers, weer op een andere manier mee om. Hierbij is het belangrijk dat leidinggevenden onderling ook met elkaar in gesprek gaan over verzuim. Doe dit op organisatieniveau, binnen het managementteam. Praat bijvoorbeeld met elkaar over het verzuim zelf (hoogte, duur, 0-verzuimers, frequent verzuimers en de analyse daarvan). Maar ook over de keuzes die medewerkers maken als het gaat om verzuim en de manier waarop de leidinggevenden daarmee omgaan.

Waarom is het belangrijk om verzuim te bespreken in het managementteam?

In het managementteam zitten alle leidinggevenden bij elkaar en kunnen hier elkaars ervaringen delen en bespreken. Een voordeel daarvan is dat leidinggevenden leren van hun collega’s over het aanpakken van en begeleiden in verzuim. In het managementteam worden de verantwoordelijkheden van zowel medewerkers als de leidinggevenden besproken. Ook wordt er met elkaar nagedacht over knelpunten en de manier waarop die opgelost kunnen worden.

Maak afspraken over hoe jullie als managementteam en leidinggevenden verzuim aanpakken en begeleiden. Door met elkaar in gesprek te gaan, kunnen er nieuwe inzichten ontstaan die leiden tot een nieuwe of aangepaste gezamenlijke aanpak van verzuim. Deel eigen ervaringen met verzuim, elkaars aanpak en vragen (en soms ook onzekerheden).

Verzuim bespreken in het managementteam: hoe vaak?

Het is goed om verzuim in ieder geval één keer in de drie maanden als onderwerp op de agenda te zetten bij het managementteam. Op die manier blijft het een terugkerend onderwerp. Het bespreken van verzuim kan op verschillende manieren. Enkele voorbeelden:

1. Verzuimrapportage

Maak elke drie maanden een verzuimrapportage met daarin het percentage van verzuim, frequentie van verzuim, 0-verzuimers en frequent verzuimers. Wat valt er op? Zijn er patronen te herkennen bij bijvoorbeeld frequente verzuimers? Of zijn er problemen waar een medewerker mee zit en die een rol kunnen spelen bij verzuim? Bespreek de rapportages per team met elkaar. Maak afspraken over hoe jullie hiermee omgaan en wat mogelijke vervolgstappen zijn om het verzuim te voorkomen en te verminderen. Beoordeel drie maanden later of de afspraken die eerder gemaakt zijn uitgevoerd zijn en geholpen hebben.

2. Bespreek specifieke situaties

Een casus schetst een situatie waar een leidinggevende in terecht kan komen. Samen met andere leidinggevenden kijkt u naar de situatie. Stel daarbij de volgende vragen:

  • Hoe ga ik hiermee om?
  • Hoe pak ik het aan en waarom kies ik voor deze aanpak?
  • Wat kan ik doen om deze situatie te voorkomen?

Door deze vragen te beantwoorden kunnen jullie een gezamenlijke aanpak per situatie maken. Hierin wordt beschreven hoe leidinggevenden en het managementteam omgaan met een bepaalde situatie. We behandelen hieronder enkele voorbeelden van zulke situaties of casussen die u kunt bespreken met uw medewerkers.

  1. Conflicten op de werkvloer
    Er is een conflict tussen medewerkers onderling, of tussen een medewerker en een leidinggevende. Is dat dan een reden om ziek te zijn? Hoe gaat u daar als leidinggevende of managementteam mee om? Wat spreekt u daarover af?

  2. Opbouw re-integratie duurt lang
    Een langdurig zieke medewerker is aan het re-integreren. De leidinggevende vindt dat de opbouw wel heel erg lang duurt. Hoe gaat u hiermee om? Kan de bedrijfsarts hiermee helpen? Stel de bedrijfsarts voor om in gesprek te gaan met de medewerker om te achterhalen waarom het re-integreren zo lang duurt.

  3. Carnaval
    Na een gezellig carnavalsweekend meldt een medewerker zich ziek. Hij of zij heeft een zwaar weekend gehad en moet weer even bijkomen. Hoe gaat de organisatie hiermee om? Wat spreekt u hierover af?

  4. Een patroon in ziekmeldingen
    Een medewerker meldt zich voor de vierde keer in 12 maanden ziek. Als leidinggevende heeft u gekeken naar de verschillende ziekmeldingen. Het valt u op dat de ziekmeldingen telkens op woensdag zijn en dat de medewerker zich steeds op de maandag daarop weer beter meldt. Wat doet u hiermee? Wat spreekt u af?

  5. Verzuimkleuren
    Wat betekenen de verschillende verzuimkleuren? Dit kan gaan over grijs verzuim, zwart verzuim, roze verzuim of wit verzuim. Hoe is het met deze kleuren verzuim gesteld binnen de organisatie? Is er vooral sprake van bijvoorbeeld grijs verzuim, of juist van roze verzuim? En hoe gaan jullie als organisatie hiermee om? Maak afspraken over de aanpak hiervan.

Niet gevonden wat u zocht? Bel of mail: