Verzuimprotocol, wat is het?

Wat is een verzuimprotocol? Een verzuimprotocol is onderdeel van het verzuimbeleid. Het verzuimprotocol wordt ook wel ‘verzuimreglement’ of ’protocol ziekteverzuim’ genoemd. Hierin staat wat de regels bij verzuim zijn en hoe er binnen het bedrijf wordt omgegaan met:

  • ziekmeldingen;
  • verzuimregistratie;
  • verzuimgesprekken;
  • verzuimbegeleiding;
  • re-integratie bij (langdurig) verzuim.
Wilt u direct weten hoe een verzuimprotocol eruit kan zien? Vraag ons gratis voorbeeld verzuimprotocol aan.

Is een verzuimprotocol verplicht?

Bedrijven zijn volgens de Wet verbetering poortwachter verplicht om een verzuimprotocol te hebben.


Checklist

We hebben een handige checklist gemaakt die u kunt gebruiken bij het opstellen van een verzuimprotocol voor uw bedrijf. 


Tips vooraf:

  • Een verzuimprotocol is maatwerk. Een standaard protocol overnemen werkt niet. Stem het af op uw bedrijf en uw medewerkers.
  • Schrijf niet te afstandelijk, maar spreek uw medewerkers rechtstreeks aan.
  • Probeer zoveel mogelijk positief te schrijven.
  • Betrek uw medewerkers bij het opstellen van het protocol. Zo wordt het ook hun verzuimprotocol en begrijpen ze beter hoe ze om kunnen gaan met verzuim.
  • Heeft u een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Dan is het protocol alleen geldig als zij ermee instemmen.
  • Maak bekend dat er een verzuimprotocol is. Laat iedereen weten waar het te vinden is. Zo kunnen medewerkers zich inlezen en weten ze wat hun verantwoordelijkheden zijn en die van u als werkgever.

Checklist voor het opstellen van een verzuimprotocol


1. Wat is het doel van het verzuimbeleid?

Beschrijf kort wat het doel is van het verzuimbeleid. Bijvoorbeeld: ‘Ons uitgangspunt is dat we ziekteverzuim zoveel mogelijk voorkomen. Goede arbeidsomstandigheden en een prettige werksfeer staan bij ons voorop.’


2. Ziekmelding

Beschrijf wanneer iemand zich ziek moet melden, bij wie en hoe.
Hierbij is het belangrijk om aan te geven dat uw zieke medewerker de ziekmelding persoonlijk moet doen. Ook is het voor u en uw medewerker fijn om te weten wat er daarna gebeurt. Bijvoorbeeld: ‘Tot je weer beter bent, willen wij wat vaker contact met je houden (bijv. iedere 2 weken met elkaar koffiedrinken op het werk). We horen graag hoe het met je gaat en willen weten of wij je kunnen helpen met iets.’


3. Arbodienst

Geef aan wie de arbodienst is, wat de contactgegevens zijn, wat zij doen en waarom
Bijvoorbeeld: ‘Hun doel is om jou zo snel mogelijk, op een goede manier, weer aan het werk te krijgen. Daarvoor kan het zijn dat je gebeld wordt of dat je op het spreekuur van de arbo-arts of andere arboprofessional moet komen.’ Geef ook aan bij wie een afspraak moet worden afgezegd en dat de begeleiding van de arbodienst na twee jaar stopt.


4. Langer ziek

Geef aan wat er moet gebeuren als iemand langer ziek is.
Bijvoorbeeld: ‘Uiterlijk in de 8e week van ziekte moeten wij, als werkgever en medewerker, gezamenlijk een plan van aanpak indienen bij UWV.’ Geef ook aan wat er gebeurt als iemand na twee jaar nog steeds ziek is.


5. Verantwoordelijkheid medewerker bij ziekte

Benadruk het belang van een bezoek aan een dokter of ander soort hulpverlener.
Zorg dat uw medewerker op de hoogte is van zijn of haar verantwoordelijkheid om te werken aan herstel. Bijvoorbeeld: ‘Wij vinden het belangrijk dat je zo snel mogelijk praat met een dokter als dat helpt om beter te worden en je op die manier ergere klachten kunt voorkomen.’


6. Re-integratie

Geef aan waarom het belangrijk is om contact te houden.
Bijvoorbeeld: ‘We vinden het belangrijk dat je, ondanks je ziekte, blijft merken dat je deel uitmaakt van ons bedrijf. Dit helpt je ook om sneller terug te keren. Daarom houden we vaak contact met je. Ook zullen we, in overleg met jou en de arbodienst/bedrijfsarts, op zoek gaan naar activiteiten die daarbij helpen. En bieden we je, waar mogelijk in overleg, vervangend werk aan om de re-integratie (terugkeer naar het werk) te versnellen.’


7. Beter melden

Geef aan wanneer, hoe en bij wie iemand zich beter moet melden


8. Ziekte tijdens zwangerschap

Beschrijf wat de rechten zijn van zwangere medewerksters.
Bijvoorbeeld: ‘Met zwangerschap heb je recht op minimaal 16 weken zwangerschaps- en kraamverlof. Als je daarvoor, of daarna, ziek wordt door je zwangerschap of bevalling, is het voor ons belangrijk dat je dit aan ons doorgeeft. Jouw loon wordt dan niet door ons, maar door UWV betaald.’


9. Ziekte en vakantie

Leg uit wat de regels zijn.
Een werkgever geeft een medewerker akkoord om op vakantie te gaan. In overleg met de medewerker worden daarvoor vakantiedagen opgenomen. Bijvoorbeeld: ‘Als je tijdens ziekte op vakantie wilt, is het belangrijk dat je dit vooraf met ons én met de arbodienst bespreekt. Mocht je tijdens vakantie ziek worden, dan willen we graag dat je telefonisch contact met ons opneemt. Omdat tijdens vakantie dezelfde regels gelden voor ziekte als thuis.’


10. Administratie

Dossiers en privacy
Leg hier bijvoorbeeld uit dat van iedere zieke medewerker alle gegevens worden bijgehouden. Maar ook hoe de privacy van die gegevens wordt beschermd. Dat er geen medische informatie van de medewerker wordt vastgelegd. Maar bijvoorbeeld wel wat uw medewerker nog wel kan. Het vastleggen van dit soort gegevens kan in de vorm van een arborapportage of in het re-integratieverslag.


11. Klachten

Wat als de medewerker een klacht heeft?
Geef aan wat de medewerker kan doen als hij of zij het niet eens is met de beoordeling of de behandeling door de arbodienst. Dit kan bijvoorbeeld een second opinion zijn of een deskundigenoordeel door UWV).


12. Besteed ook aandacht aan preventie

Leg nadruk op het belang van verzuimpreventie.
Bijvoorbeeld: ‘Bij ziekteverzuim geldt: voorkomen is altijd beter dan genezen. Het nemen van preventieve maatregelen is voor jou belangrijk om zo veilig, gezond en prettig mogelijk te kunnen werken. Als je uitval ziet aankomen of je werkomstandigheden wilt bespreken, kun je gebruikmaken van het preventiespreekuur van onze arbodienst. Afhankelijk van jouw vraag wordt er een afspraak gemaakt met een bedrijfsarts of een preventieadviseur.’


Voorbeeld verzuimprotocol

Wilt u weten hoe een verzuimprotocol of protocol ziekteverzuim eruit ziet? Vul uw gegevens hieronder in om ons gratis voorbeeld verzuimprotocol aan te vragen:

◄ Terug naar overzicht Verzuimaanpak