Thuiswerkvergoeding: dit betekent het voor u als werkgever
Thuiswerken komt steeds vaker voor. Het kan prettig zijn voor uw medewerkers om thuis te werken. De reistijd valt weg, of uw medewerkers kunnen buiten de spits om reizen en zo hun werkdagen flexibeler indelen. Thuiswerken brengt wel wat extra kosten met zich mee. Om medewerkers in de kosten van thuiswerken tegemoet te komen, kunt u als werkgever een thuiswerkvergoeding geven. Maar wat houdt de thuiswerkvergoeding precies in en hoe zit het met de gevolgen voor de belastingen?
Wat is een thuiswerkvergoeding?
Thuiswerken brengt voor medewerkers extra kosten met zich mee. Om thuiswerkende medewerkers financieel tegemoet te komen, bestaat de thuiswerkvergoeding. Deze vergoeding betaalt u als werkgever aan uw medewerker.
Wat zijn de kosten van thuiswerken?
Er zijn verschillende kosten waarmee een medewerker te maken krijgt wanneer hij of zij werkt vanuit huis. Denk aan kosten voor:
- Water- en elektriciteitsverbruik;
- Verwarming;
- Koffie en thee;
- Toiletpapier.
Het gaat in deze voorbeelden om lage kosten. Maar werkt een medewerker regelmatig thuis, dan kunnen deze kosten toch flink oplopen. Zeker bij hoge energieprijzen.
Is de thuiswerkvergoeding verplicht?
Een thuiswerkvergoeding is alleen verplicht als dit in de cao staat. Staat dit niet in de cao, dan mag u als werkgever zelf bepalen of u uw medewerkers een thuiswerkvergoeding geeft. Zorg wel dat u de afspraken die u hierover maakt met uw medewerker vastlegt
Hoe hoog is de thuiswerkvergoeding?
Een thuiswerkvergoeding is dus niet verplicht. Maar als u deze wil geven, wat is dan een redelijk bedrag? Het Nibud heeft berekend wat de kosten voor een medewerker zijn op een thuiswerkdag. Die komen uit op zo'n € 3,- per dag (2023).
Thuiswerkvergoeding belastingvrij
Als u als werkgever uw medewerker een thuiswerkvergoeding betaalt, is daarvan € 2,15 per dag (2023) onbelast (belastingvrij). U mag meer betalen, maar boven dit bedrag moet loonheffing worden betaald.
Thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding
Let op: als een medewerker op dezelfde dag thuiswerkt én reiskosten maakt voor woon-werkverkeer, dan moet u kiezen of u een thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding uitbetaalt. De onbelaste reiskostenvergoeding (€ 0,21 per kilometer) blijft namelijk ook bestaan, maar u mag deze vergoedingen niet allebei belastingvrij uitbetalen.
Vergoeding voor inrichting thuiswerkplek
Als werkgever heeft u een zorgplicht ten opzichte van uw medewerkers. Dit betekent dat u ervoor moet zorgen dat een medewerker veilig en volgens de Arbo-normen kan werken, ook als dit thuis is. Als een medewerker geen makkelijk te gebruiken thuiswerkplek heeft, dan is het aan u om daarvoor te zorgen. De kosten die hierbij komen kijken zijn voor u. Deze kosten staan los van de thuiswerkvergoeding.
Wij hebben een handige Arbo-checklist opgesteld waarmee u kunt controleren of de thuiswerkplek van uw medewerker voldoet aan de Arbo-eisen.
Deze informatie is met zorg samengesteld en wordt regelmatig geactualiseerd. Toch kan het gebeuren dat bepaalde informatie niet meer actueel is. Als dit het geval is, dan verwijzen wij u naar onze disclaimer.