Wat is een klokkenluidersregeling?

Wat is een klokkenluidersregeling?

In een klokkenluidersregeling legt u vast hoe uw bedrijf omgaat met de melding van (het vermoeden van) een misstand. Door deze regeling weet iedereen binnen uw bedrijf op welke manier in zo’n situatie actie moet worden ondernomen. Vaak kan dit onderling niet of moeilijk worden opgelost.

Wat doet een klokkenluider?

De klokkenluider is degene die binnen uw organisatie aan de bel trekt. Hij of zij maakt melding van een zorgelijke situatie. Voor een medewerker is het vaak een grote stap om zo’n melding te doen. Hij of zij kan bijvoorbeeld bang zijn dat het de relatie met de werkgever of andere collega’s verstoort. De angst voor ontslag, pestgedrag, of overplaatsing ligt dan op de loer.

Waarom een klokkenluidersregeling?

Als goed werkgever wilt u zorgen voor een bedrijfscultuur waarin misstanden worden voorkomen. Met een klokkenluidersregeling laat u zien dat u maatregelen neemt om de kans op incidenten te verkleinen. U grijpt op tijd in bij (mogelijke) misstanden en voorkomt hiermee conflicten, onrust op de werkvloer en (langdurig) ziekteverzuim.

Is een klokkenluidersregeling verplicht?

Heeft u als werkgever tenminste vijftig medewerkers in dienst? Dan bent u verplicht om een procedure te hebben voor het melden van een (mogelijke) misstand. Die procedure is voor alle medewerkers met een vast dienstverband, maar ook voor andere medewerkers die betrokken zijn bij uw bedrijf. Denk aan zzp’ers, vrijwilligers, en stagiairs. Hierdoor wordt die ondergrens van vijftig medewerkers eerder gehaald.

Voor sommige branches geldt dat zij ook met minder dan vijftig medewerkers al een klokkenluidersregeling moeten hebben. Dit zijn bijvoorbeeld organisaties binnen de financiële sector, luchtvaart en offshore.

Vertrouwenspersoon en de klokkenluidersregeling

Omdat het vaak een grote stap is voor de klokkenluider om een melding te doen, is vertrouwen erg belangrijk. De medewerker moet ervan uit kunnen gaan dat de informatie veilig wordt bewaard en dat er vertrouwelijk mee wordt omgegaan. Alleen de personen die betrokken zijn bij de behandeling van de melding mogen toegang krijgen tot die informatie. Naast dat klokkenluiders een melding kunnen maken bij hun leidinggevende, kunnen ze ook terecht bij de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon bespreekt dit niet met derden zonder toestemming van de klokkenluider.

Whitepaper 'Werkstress'

Wanneer er onrust voorkomt binnen een bedrijf, ligt werkstress al snel op de loer. We bieden u ook handvatten om stress bij medewerkers te signaleren en verzuim door stress of een burn-out te voorkomen.

Whitepaper downloaden

Inhoud klokkenluidersregeling

In uw klokkenluidersregeling staat hoe u binnen uw organisatie omgaat met het melden van een (mogelijke) misstand. Wij adviseren om de volgende punten in uw klokkenluidersregeling op te nemen:

• Hoe u omgaat met een interne melding;
• Wat u verstaat onder ‘een zorgelijke misstand’;
• Hoe en bij wie uw medewerkers de misstand kunnen melden;
• Dat u de melding als werkgever vertrouwelijk behandelt;
• Dat uw medewerker een vertrouwenspersoon kan raadplegen.

Uitgangspunt is dat vermoedens van misstanden en zorgelijke situaties eerst intern worden gemeld en behandeld. Wordt het vermoeden niet op de juiste manier behandeld, dan kan een medewerker contact opnemen met het Huis voor Klokkenluiders.

Huis voor Klokkenluiders

Het kan fijn zijn voor een klokkenluider om eerst advies in te winnen, voordat de melding wordt gemaakt. Het Huis voor Klokkenluiders kan hierbij helpen. Deze organisatie zorgt ervoor dat klokkenluiders op de juiste manier worden behandeld, zonder vervelende gevolgen van de melding. Daarnaast ziet het Huis voor Klokkenluiders erop toe dat overheden, instellingen en bedrijven eerlijk handelen.

Wetgeving over de klokkenluidersregeling

Sinds februari 2023 is een nieuwe Wet bescherming klokkenluiders van kracht (voorheen: Wet Huis voor klokkenluiders). Hierin staat dat organisaties met vijftig medewerkers of meer een meldpunt moeten hebben waar dit soort situaties gemeld kunnen worden. Dit geldt ook voor bedrijven werkzaam binnen de financiële diensten, vervoer en milieu met minder dan 50 medewerkers. Het gaat hier niet alleen om vaste medewerkers, maar ook om medewerkers met een nul-urencontract, uitzendkrachten die meer dan twee jaar bij u werkzaam zijn en medewerkers die via een uitzendbureau bij uw organisatie werken.

Naast dat er een meldpunt moet zijn, staat in de wet ook dat klokkenluiders beter beschermd moeten worden. Ze doen hun best om situaties die niet kloppen onder de aandacht te brengen. Deze situaties zouden in veel gevallen kunnen leiden tot negatieve publiciteit voor het bedrijf waarover de problemen worden gemeld. De klokkenluider maakt de melding niet om er zelf beter van te worden, maar om te zorgen dat de gang van zaken binnen uw bedrijf positief verandert.

Eisen die aan de klokkenluidersregeling worden gesteld

In de Wet bescherming klokkenluiders zijn verschillende eisen opgenomen waaraan een klokkenluidersregeling moet voldoen. De belangrijkste zes eisen zetten we hieronder op een rij:

1. Een beschrijving van wanneer sprake is van het vermoeden van een misstand;
2. Duidelijkheid over waar en op welke manier de zorgelijke situatie kan worden gemeld en wie opvolging zal geven;
3. Duidelijkheid over wanneer de melder een ontvangstbevestiging krijgt en wanneer iets met de melding wordt gedaan;
4. Als werkgever moet u garanderen dat er vertrouwelijk met een melding wordt omgegaan;
5. Een beschrijving van de manier waarop uw bedrijf een interne melding behandelt;
6. Een omschrijving van wat er wordt verstaan onder een zorgelijke situatie die onderzocht moet worden.

Voordat de klokkenluidersregeling in uw bedrijf kan worden ingevoerd, moet deze zijn goedgekeurd door uw ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Heeft uw bedrijf geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Dan moet u als werkgever instemming krijgen van meer dan de helft van uw medewerkers.

Medewerkers moeten toegang hebben tot de klokkenluidersregeling

Naast eisen voor de klokkenluidersregeling is ook in de wet opgenomen dat alle medewerkers hiervan op de hoogte moeten zijn. Dit betekent dat alle medewerkers op papier en/of digitaal toegang moeten hebben tot deze regeling. Zijn uw medewerkers nog niet op de hoogte van de klokkenluidersregeling, dan is het van belang dat u dit snel op de agenda zet.