Het belang van een vertrouwenspersoon op het werk

De werkplek moet voor medewerkers veilig en gezond zijn. Toch blijkt dit in de praktijk niet altijd zo te zijn: bij veel organisaties krijgen medewerkers te maken met pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie, geweld, of een te hoge werkdruk. Dit kan ernstige stress veroorzaken en leiden tot lichamelijke, psychische of sociale klachten. Deze vormen van werkstress vallen onder Psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Als werkgever bent u volgens de Arbowet verplicht om uw medewerkers te beschermen tegen PSA. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijk onderdeel zijn van deze bescherming.

Vertrouwenspersoon, voorkom conflicten op de werkvloer

De invloed van PSA binnen uw organisatie

PSA is de meest voorkomende beroepsziekte in Nederland: meer dan een derde van het totale ziekteverzuim bestaat hieruit. Naast de grote negatieve invloed op de slachtoffers en op u als werkgever, beïnvloedt het ook de sfeer op het werk. Bij organisaties waar veel gepest wordt heerst vaak een angstcultuur. Dat heeft gevolgen voor het werkplezier van medewerkers binnen uw organisatie.

Het is daarom belangrijk dat u op tijd maatregelen neemt. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan de negatieve gevolgen van PSA verkleinen en verzuim voorkomen.

Wat doet een vertrouwenspersoon binnen een organisatie?

Veel medewerkers vinden het moeilijk om openlijk te praten over problemen die zij ervaren op de werkvloer. Ze schamen zich voor hun problemen of zijn bang voor negatieve reacties of gevolgen wanneer ze dit met hun leidinggevende delen. Ook kan het zijn dat medewerkers niet weten bij wie ze terecht kunnen.

Met de aanstelling van een goede vertrouwenspersoon maakt u problemen bespreekbaar binnen uw organisatie. Dit is een belangrijkste stap voor het tegengaan van ongewenste omgangsvormen met als gevolg PSA. De vertrouwenspersoon biedt uw organisatie:

  • Een luisterend oor: de vertrouwenspersoon oordeelt niet en biedt een laagdrempelige mogelijkheid voor iemand om zijn of haar verhaal te doen. Het bespreken van het probleem met een onafhankelijke derde partij is in veel gevallen de oplossing. Soms zijn mensen al geholpen wanneer zij stoom kunnen afblazen en zij worden gehoord.
  • Advies en begeleiding: de vertrouwenspersoon denkt mee met de medewerker en geeft, als dat nodig is, advies over de te nemen stappen. Daarnaast wordt de medewerker gedurende het hele traject begeleid om tot een goede oplossing te komen.
  • Voorlichting: de vertrouwenspersoon informeert iedereen binnen de organisatie over zijn of haar rol en over de mogelijke problemen waarmee medewerkers bij hem of haar terecht kunnen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van workshops of brochures. Door de informatie en het bewustzijn rondom PSA te vergroten, neemt de kans op conflicten af.
  • Signaleren van problemen en adviseren directie: de vertrouwenspersoon geeft niet alleen advies aan de medewerkers. Omdat hij of zij het hele jaar door medewerkers spreekt, weet de vertrouwenspersoon precies waar de pijnpunten liggen binnen een organisatie als het gaat om ongewenste gedragsvormen en PSA. De vertrouwenspersoon geeft de directie en HR-afdeling dan ook (ongevraagd) advies. Zo kunnen zij hun beleid hierop aanpassen.

Een interne of externe vertrouwenspersoon?

Kiest u voor een interne of externe vertrouwenspersoon? Veel bedrijven stellen een interne vertrouwenspersoon aan, omdat deze de organisatie, de medewerkers en de cultuur goed kent. Een externe vertrouwenspersoon heeft dan weer het voordeel dat deze waarschijnlijk objectiever en onafhankelijker is en dat de drempel voor een medewerker lager is om zich te melden. Dit is vooral nuttig voor kleine organisaties, waar de lijntjes korter zijn en daarom ook de kans op op gevoelige kwesties en conflicterende belangen groter.

Het is niet aan te raden om als werkgever zelf de vertrouwenspersoon te zijn. De twee rollen kunnen met elkaar in conflict komen en het is daarom beter om ze gescheiden te houden. Het kan zowel voor uw medewerkers als voor uzelf namelijk lastig en verwarrend zijn om deze twee rollen naast elkaar te laten bestaan. Op de lange termijn kan het dan eerder leiden tot problemen, dan dat het de situatie beter maakt. Door een vertrouwenspersoon aan te stellen, geeft u uw medewerkers daarmee de mogelijkheid om iemand in vertrouwen te nemen. Zo kunnen zij zonder zorgen praten over problemen op het werk.

Eigenschappen van een goede vertrouwenspersoon

Niet iedereen is geschikt om de rol van vertrouwenspersoon goed te vervullen. Het is een vak apart waar vaak andere kwaliteiten voor nodig zijn dan bij andere functies binnen de organisatie. Een goede vertrouwenspersoon is:

  • Een goede luisteraar
  • Goed in het houden van lastige gesprekken
  • Goed in onderzoek doen en rapporteren
  • Empathisch
  • Integer
  • Toegankelijk

Een vertrouwenspersoon krijgt met veel ingewikkelde situaties te maken. Hiervoor heeft hij of zij een brede kennis nodig om mensen verder te kunnen helpen. Bied iemand de mogelijkheid om zich hierin te ontwikkelen, bijvoorbeeld door middel van een opleiding of cursus. Bij het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon is het verstandig om te kijken naar de kwaliteiten van personen binnen uw organisatie. Bij wie kloppen medewerkers nu al vaak aan voor een vertrouwelijk gesprek? Iemand die vaak automatisch wordt benaderd voor problemen is meestal geschikt als vertrouwenspersoon.

Het PSA-beleid

In een PSA-beleid kunt u de taken van de vertrouwenspersoon uitwerken. Als werkgever bent u wettelijk verplicht om een beleid op te stellen om Psychosociale Arbeidsbelasting tegen te gaan. In dit beleid is de vertrouwenspersoon een belangrijk onderdeel van de klachtenprocedure. In deze procedure beschrijft u precies bij wie medewerkers terecht kunnen met problemen en klachten die het gevolg zijn van werkstress.

Niet gevonden wat u zocht? Bel of mail: