Help uw klant bij het opstellen van een verzuimbeleid en verzuimprotocol

Het opstellen van een verzuimprotocol

In het verzuimprotocol legt uw klant afspraken vast over wat er moet gebeuren als een medewerker zich ziekmeldt. Door de rechten en plichten vast te leggen, weten zowel de werkgever als de medewerker wat ze moeten doen en wat ze kunnen verwachten.

Het verzuimprotocol van uw klant moet aansluiten bij de stappen uit de Wet verbetering poortwachter. In die wet staan de regels voor de eerste twee jaar dat de medewerker ziek is.

De werkgever is verplicht om de volgende onderwerpen vast te leggen in het protocol:

De ziekmelding

Als eerste moet uw klant vastleggen hoe een medewerker zich kan ziek melden. Dat betekent dat duidelijk is op welke manier en hoe laat de medewerker zich ziekmeldt en bij wie. De medewerker kan zich bijvoorbeeld ziek melden bij de leidinggevende. Zorg dat uw klant ook bepaalt wat de zieke medewerker moet doen als hij of zij de leidinggevende niet kan bereiken.

Neem in het protocol op wat er gedaan moet worden als de zieke medewerker op die dag afspraken heeft. Ook legt uw klant de regels vast over hoe vaak er contact is en wat de afspraken zijn als de medewerker vanwege de ziekte niet thuis is. Hij of zij moet namelijk beschikbaar zijn voor een eventueel huisbezoek van de arbodienst.

Informatie vragen
Als de medewerker zich ziekmeldt mag de werkgever niet vragen wat hij of zij heeft en hoe dat komt. Uw klant kan wel informatie vragen over:

• De verwachte duur van het verzuim;
• Het adres waar hij of zij verblijft en het telefoonnummer waar de medewerker te bereiken is;
• Of de ziekmelding te maken heeft met zwangerschap, structureel functionele beperkingen of orgaandonatie (vangnetsituatie);
• Werkzaamheden die nog wel uitgevoerd kunnen worden;
• Arbeidsongeschiktheid door een ongeluk waarvoor een iemand anders aansprakelijk is;
• Hoe uw klant de medewerker kan helpen.

Voorbeeld verzuimprotocol

Een verzuimprotocol is onderdeel van het verzuimbeleid. In het verzuimbeleid staat hoe er binnen een bedrijf wordt omgegaan met verzuim en welke regels er gelden. Als accountant kunt u uw klant ook helpen bij het opstellen van een verzuimbeleid voor zijn of haar organisatie.

Verzuimprotocol aanvragen

Ziekmelding vanuit het buitenland
Laat uw klant ook vastleggen wat de medewerker moet doen als hij of zij in het buitenland is. De ziekmelding kan op dezelfde manier, maar er is wel een medische verklaring nodig van een lokale arts. De bedrijfsarts beoordeelt deze verklaring. In die verklaring moet de volgende informatie staan:

• De aard van de ziekte;
• Het verloop van de ziekte;
• De behandeling die de medewerker krijgt;
• Of de medewerker kan reizen. In overleg met de medewerker kunnen er dan afspraken gemaakt worden over het opnemen van vakantiedagen.

Verzuimbegeleiding

De werkgever is wettelijk verplicht om bij de begeleiding van zieke werknemers een arbodienst of bedrijfsarts in te schakelen. Het doel van de begeleiding is dat de medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk kan. Over de begeleiding neemt uw klant in het verzuimprotocol de volgende zaken op:

Contact tussen werkgever en medewerker
De werkgever en de medewerker zijn samen verantwoordelijk voor de re-integratie. Volgens de Wet verbetering poortwachter moeten de werkgever en de medewerker minimaal een keer in de zes weken contact met elkaar hebben.

Het spreekuur
Adviseer uw klant om de regels van het spreekuur van de bedrijfsarts op te nemen in het verzuimprotocol. De zieke medewerker wordt regelmatig uitgenodigd voor een spreekuur. Hij of zij is verplicht op het spreekuur te komen. Komt de medewerker niet, dan kan dat financiële gevolgen hebben. Laat uw klant ook opnemen wat de medewerker moet doen als hij of zij niet op het spreekuur kan komen of weer volledig aan het werk is.

Rol bedrijfsarts en arbodienst
Het is belangrijk dat uw klant in het verzuimprotocol ingaat op de verzuimbegeleiding door de bedrijfsarts en de arbodienst. Laat uw klant in het protocol duidelijk maken wat de bedrijfsarts doet. De bedrijfsarts bespreekt met de zieke medewerker onder andere waarom hij of zij ziek is. De medewerker moet informatie geven waarmee de bedrijfsarts een objectief, medisch oordeel kan geven.

Als de medewerker langer ziek is, zal de bedrijfsarts binnen zes weken een probleemanalyse opstellen. Daarnaast zal de arbodienst een advies uitbrengen. Op basis hiervan kan uw klant samen met de medewerker een Plan van Aanpak maken voor de re-integratie. Dit plan moet in de achtste week klaar zijn. In een Plan van Aanpak wordt beschreven wat er moet gebeuren om de zieke medewerker weer aan het werk te krijgen.

De zieke medewerker heeft regelmatig overleg met de bedrijfsarts en de arbodienst. Zorg dat de medewerker in het protocol kan lezen hoe hij of zij contact op kan nemen.

Andere onderwerpen

Zorg daarnaast dat uw klant ook aandacht heeft voor:

• Wanneer, hoe en bij wie iemand zich moet beter melden;
• Wat de rechten van zwangere medewerkers zijn;
• Wat de regels zijn als een zieke medewerker op vakantie wil;
• Wat een medewerker kan doen als hij een klacht heeft;
• Hoe er wordt omgegaan met de privacy;
• Wat de medewerker kan doen om ziekteverzuim te voorkomen.

Naast de verplichte onderwerpen in het verzuimprotocol kan de werkgever ook regels opnemen die passen bij de bedrijfscultuur. Uw klant kan bijvoorbeeld opnemen dat hij of zij het belangrijk vindt dat een zieke medewerker regelmatig langskomt of een werkoverleg bijwoont.