Verzuimgesprek: in gesprek over verzuim

Als uw medewerker zich regelmatig ziek meldt, is het goed om als werkgever hierover met de medewerker in gesprek te gaan. Is uw medewerker per jaar drie keer of vaker ziek? Dan spreken wij over frequent verzuim en kunt u een verzuimgesprek voeren. In een frequent verzuimgesprek zoekt u samen naar mogelijkheden om verzuim te verminderen. Download onderaan deze pagina een formulier voor het voeren van verzuimgesprekken.

Verzuimgesprek - in gesprek over verzuim, tips van Sazas

Wat is een (frequent) verzuimgesprek?

Een verzuimgesprek is een gesprek over afwezigheid door ziekte. Het voeren van verzuimgesprekken is meestal onderdeel van het aanwezigheidsbeleid of verzuimbeleid van een organisatie. Hoewel het verzuimgesprek daarom vaak op initiatief van de werkgever begint, kan natuurlijk ook de medewerker zelf een verzuimgesprek aangaan.


Wanneer een verzuimgesprek?

Over het algemeen zijn er duidelijke redenen voor verzuim. Een griep of een andere veelvoorkomende, onschuldige ziekte: het kan iedereen overkomen. Toch is het voeren van een verzuimgesprek verstandig als een medewerker per jaar drie keer of vaker is uitgevallen. Dit niet alleen om te onderzoeken hoe het verzuim kan worden vermindert, maar ook om bewust te worden van de gevolgen van verzuim voor de organisatie. Frequent verzuim kan een teken zijn van lang verzuim. Wanneer kunt u een verzuimgesprek voeren:

  • Indien mogelijk direct tijdens de ziekmelding.
  • Bij langdurig verzuim elke zes weken tijdens de herstelperiode.
  • Als de medewerker het werk hervat.

Wettelijk mag u als werkgever niet vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte van uw medewerkers, dus ook niet bij ziekmeldingen. Dit heeft te maken met ieders recht op privacy. U mag uw medewerker dan wel vragen stellen die nodig zijn om te bepalen of en hoe het werk kan worden voortgezet. Bijvoorbeeld wanneer uw medewerker het werk denkt te kunnen hervatten, en of er afspraken zijn waarvoor actie nodig is. Lees hier meer over de privacy voor gesprekken met uw zieke medewerker. Tijdens het verzuimgesprek kunt u verder navraag doen, maar altijd zonder in te gaan op de medische oorzaken van het verzuim (privacywet).

  • Wat speelde mee bij het besluit om ziek te melden?
  • Hebben de ziekmelding en het werk iets met elkaar te maken?
  • Wat kunnen wij allebei doen om verzuim te voorkomen?


Voordelen van verzuimgesprekken

Verzuimgesprekken leveren veel op, zowel voor de werkgever als de medewerker. De voordelen van verzuimgesprekken zijn er dan ook veel. Met een goed verzuimgesprek:

  • Komen eventuele achterliggende problemen in beeld;
  • Zorgt u voor een snellere re-integratie van uw medewerker;
  • Kunt u onterechte ziekmeldingen voorkomen;
  • Verlaagt u voor uw medeweker eventuele de drempels om terug te komen;
  • Kunt u toekomstig verzuim voorkomen of verminderen;
  • Blijven u en uw medewerker op de hoogte van elkaars situatie.

Is een verzuimgesprek verplicht?

Het is niet wettelijk verplicht om een verzuimgesprek te voeren. Wel kunt u het voeren van verzuimgesprekken opnemen in uw verzuimbeleid.


Vindt u het lastig in gesprek te gaan over verzuim?

Vindt u het als werkgever lastig om met medewerkers over verzuim in gesprek te gaan? De voordelen van het voeren van verzuimgesprekken zijn erg groot. Ook is het kader van verzuimgesprekken duidelijk: u houdt rekening met de privacy en rechten van uw medewerker tijdens het verzuimgesprek. Tot slot kunt u zelf bepalen wanneer u een verzuimgesprek voert. Met deze informatie in het achterhoofd, wordt het hopelijk minder lastig om goede verzuimgesprekken met uw medewerkers te voeren.


Tips voor het voeren van een frequent verzuimgesprek

Wij helpen werkgevers graag op weg om verzuim te voorkomen en te verminderen. Dat geldt ook voor het voeren van verzuimgesprekken: deze zijn zowel voor u als uw medewerkers heel waardevol. Verzuimgesprekken dragen bij aan meer begrip voor elkaars situatie. Om u hierbij te helpen geven wij een aantal tips voor het voeren van verzuimgesprekken:

  • Zorg dat u alle feiten en andere gegevens over het verzuim bij de hand heeft. Dit voorkomt onnodige discussies;
  • Geef duidelijk aan wat de aanleiding en het doel van het gesprek is;
  • Stip ook het belang van het gesprek aan: verzuim heeft invloed op de organisatie, waarvan de medewerker onderdeel is. Vaak weet uw medewerker dit ook wel;

  • Vraag uw medewerker wat hij of zij kan doen om nieuw verzuim te voorkomen. Het is handig om niet meteen zelf met oplossingen te komen;
  • Vraag daarna of u iets voor hem of haar kunt doen om nieuw verzuim te voorkomen;
  • Accepteer de persoonlijke keuzes van uw medewerker en oordeel niet over priv├ęzaken;
  • Zorg voor een open gesprek en rondt het gesprek positief af.

Voorbeeld formulier verzuimgesprek

Om het u gemakkelijk te maken hebben wij een voorbeeld formulier gemaakt voor het voeren van verzuimgesprekken. Deze kunt u onderaan de pagina downloaden en voor uw eigen organisatie gebruiken