Verzuim bespreken binnen uw organisatie

‘Verzuim’ en ‘ziekte’ worden vaak in één adem genoemd. Als verzuimspecialist kijken wij hier anders naar. Ziekte is iets wat u kan overkomen. Iedereen is wel eens ziek of heeft soms (ernstige) klachten. Maar hoe gaat u of uw medewerker met ziekte om? Meldt een medewerker zich ziek, of bekijkt hij of zij wat nog wél mogelijk is? Dan spreken we over verzuim; hoe met ziekte wordt omgegaan. Hierover kunt u samen met uw medewerkers vooraf afspraken spraken, waarin ook een aantal keuzes mogelijk zijn.
Verzuimgesprek Sazas

Met elkaar in gesprek

Openheid is één van de belangrijkste uitgangspunten van goed verzuimbeleid. U bereikt dit door met elkaar in gesprek te blijven. Dat doet u als werkgever, maar komt ook uit vanuit uw medewerkers uit eigen beweging. Om verzuim te voorkomen is het belangrijk dat iedere medewerker zich vrij voelt om tijdig te zeggen dat hij of zij ergens mee zit. Samen met de leidinggevende kan de medewerker dan naar mogelijke oplossingen kijken. En afspraken maken over hoe daarmee verder wordt omgegaan. 

Verantwoordelijkheden van de medewerker bij verzuim

Een medewerker is ook zélf verantwoordelijk voor zijn of haar inzetbaarheid. Dit gaat om het voorkomen van verzuim, het herkennen hiervan en werken aan het vergroten van de eigen inzetbaarheid. Is er sprake van verzuim, dan geldt dit ook tijdens de re-integratie. Alles opgeteld is iedere medewerker verantwoordelijk voor de volgende punten:

1. Eigen knelpunten signaleren

Om verzuim te voorkomen is het belangrijk dat de medewerker tijdig knelpunten ziet en bespreekt. Loopt hij of zij tijdens het werk ergens tegenaan, of spelen er zaken die verzuim kúnnen veroorzaken.

2. Vergroten van inzetbaarheid

Met een cursus, training en/of omscholing kan een medewerker aan de slag met het vergroten van zijn of haar inzetbaarheid. De verantwoordelijkheid hiervan ligt bij de medewerker, maar voorwaarde is dat u als werkgever de juiste mogelijkheden biedt. Door bijvoorbeeld tijd en een vergoeding beschikbaar te stellen.

3. Ziekmelding

Kan de medewerker niet werken door ziekte? Dan moet hij of zij zo snel mogelijk persoonlijk een ziekmelding aan de leidinggevende doorgeven. U kunt als werkgever afspraken maken over hoe en binnen hoeveel tijd dit moet gebeuren. Bijvoorbeeld telefonisch of via e-mail en binnen 24 uur. Leg dit soort afspraken vast in het verzuimprotocol van uw bedrijf.

4. Procedures en afspraken

In een verzuimprotocol staat hoe een bedrijf omgaat met ziekmeldingen, de registratie van ziekmeldingen, verzuimgesprekken, verzuimbegeleiding en re-integratie bij (langdurig) verzuim. Iedere medewerker is verantwoordelijkheid voor het nakomen van deze afspraken en procedures.

5. Overdragen van werkzaamheden

Bij verzuim is de medewerker verantwoordelijk voor de overdracht van lopende zaken en het afzeggen van gemaakte afspraken. Als een medewerker dat niet zelf kan, dan bespreekt hij of zij dit met de leidinggevende. De leidinggevende kan dan afspraken afzeggen en zorgen dat het openstaande werk door andere collega’s wordt opgevangen.

6. Hervatting eigen werkzaamheden

Als een medewerker zich weer (deels) beter voelt, informeert hij of zij de leidinggevende wanneer de eigen werkzaamheden weer (deels) gedaan kunnen worden.

7. Meewerken aan begeleiding en re-integratie

Als een medewerker (langdurig) verzuimt, is hij of zij verplicht om actief mee te werken aan begeleiding en re-integratie. Hierbij toont de medewerker initiatief en levert hij of zij informatie aan voor het opstellen, uitvoeren en beoordelen van het plan van aanpak voor herstel. Ook volgt de medewerker advies voor re-integratie op. Dit advies wordt door deskundigen gegeven.

8. Beschikbaar en bereikbaar zijn tijdens verzuim

Van een medewerker die verzuimt wordt verwacht dat hij of zij bereikbaar is voor de leidinggevende en deskundigen. Denk hierbij aan de bedrijfsarts, de HR- en andere betrokken adviseurs of deskundigen die bij de re-integratie zijn betrokken.

9. Contact tijdens verzuim

Tijdens het verzuim is het belangrijk dat de medewerker contact houdt met de leidinggevende en collega’s. Hierbij stelt de medewerker zich actief op, zodat hij of zij bij het bedrijf betrokken blijft. Dit kan op allerlei manieren: online, telefonisch of door af en toe even langs te komen. De medewerker denkt mee over het onderhouden van contact tijdens verzuim.

10. Uitvoeren van passende werkzaamheden

Bij re-integratie ligt de nadruk op het terugkeren naar passend werk. Er wordt per situatie gekeken naar wat de medewerker nog kan en welk werk daarbij past. De medewerker is verplicht om de door de werkgever voorgestelde passende werkzaamheden uit te voeren.

Verantwoordelijkheden van de werkgever of leidinggevende bij verzuim

Is een medewerker ziek, dan heeft u als werkgever of leidinggevende de taak om overzicht te houden en de verzuimbegeleiding op u te nemen. Dit wordt ook wel casemanagement genoemd. Verzuimpreventie is hiervan een belangrijk onderdeel. Dit betekent dat u onder andere verantwoordelijk bent voor de volgende zaken:

1. Signalen herkennen die kunnen leiden tot verzuim

Als werkgever moet u alert zijn op signalen die kunnen leiden tot verzuim. Bijvoorbeeld als een medewerker lichamelijke of geestelijke klachten heeft. Komt een medewerker de laatste tijd gespannen over? Dit kan wijzen op mogelijk kort- of langdurig verzuim. Hierbij geldt ook: ga op tijd met uw medewerker in gesprek. Zo kunt u samen naar oplossingen kijken. 

2. Welzijn en verzuimgedrag van de medewerker

Als er sprake is van regelmatig verzuim, neemt u het initiatief om in gesprek te gaan met de medewerker. Dit gesprek gaat over het welzijn en het verzuimgedrag van de medewerker, maar mag (wettelijk) niet inhoudelijk ingaan op klachten of aandoeningen.

3. Verzuimbeleid

U zorgt voor een goede uitvoering van het verzuimbeleid, waaronder het doorlopen van de stappen binnen de Wet verbetering poortwachter. Hierin voert u de regie en volgt u de procedures en afspraken op.

4. Re-integratie

Als werkgever of leidinggevende ondersteunt u de medewerker bij het terugkeren naar het eigen werk. Als dat niet meer mogelijk is, kijkt u naar andere opties voor uw medewerker. Bijvoorbeeld naar ander, passend werk in uw organisatie, of juist buiten uw organisatie.

5. Voortgang re-integratie

Als casemanager voert u minimaal één keer per maand een gesprek met de zieke medewerker. Hierin bespreekt u de voortgang van de re-integratie en beoordeelt u het plan van aanpak. Dit gesprek legt u schriftelijk vast. Dit voegt u toe aan het personeelsdossier. De medewerker krijgt een kopie van uw verslag.

6. Afspraken maken

Als werkgever of leidinggevende maakt u samen met uw medewerker afspraken over werkhervatting en/of passende werkzaamheden.

7. Contact houden

Door wekelijks even contact op te nemen met de medewerker en te vragen hoe het gaat, blijft de medewerker betrokken bij de organisatie. Dit stimuleert de medewerker om aan zijn of haar eigen inzetbaarheid te werken.

8. Soepele samenwerking met betrokkenen

Bij verzuim komt veel kijken en zijn verschillende partijen betrokken. Als leidinggevende en casemanager zorgt u dat alle afspraken worden nagekomen. Blijf in overleg met de bedrijfsarts, ook als sprake is van langdurig verzuim.

9. Bedrijfsarts

Als dat er een advies van een bedrijfsarts nodig is, stelt u samen met de zieke medewerker een adviesvraag op en legt u een datum voor een afspraak vast.

10. Driegesprek

Tijdens (langdurig) verzuim voert u regelmatig gesprekken met deskundigen die bij het verzuimproces zijn betrokken. Denk aan een bedrijfsarts of een inzetbaarheidscoach. Samen met de medewerker en deskundige gaat u in gesprek als er zaken spelen die stress of onzekerheid geven. Dit wordt ook wel een driegesprek genoemd. Een driegesprek kan ook zinvol zijn als u en uw medewerker niet tot goede afspraken komen over werkhervatting of re-integratie.

11. Verzuimdossier

Tijdens het hele verzuimtraject bent u verantwoordelijk voor het aanvullen en beheren van het verzuimdossier. Dit dossier heeft een belangrijke functie, want onder andere hiermee voldoet u aan de Wet verbetering poortwachter.

12. Nazorg

Als werkgever of leidinggevende is het belangrijk om goede begeleiding en nazorg te bieden aan een medewerker die zijn of haar werk (deels) hervat. Medewerkers worden daarmee gesteund in een soms lastige situatie.

 

Openheid: ook in grotere organisaties

Heeft u in uw bedrijf leidinggevenden voor verschillende teams? Ongetwijfeld heeft elke leidinggevende in zijn of haar team weleens met verzuim te maken. En iedere leidinggevende gaat daarmee op een eigen manier om, net zoals werkgevers. Het is belangrijk dat leidinggevenden ook onderling met elkaar over verzuim praten. Organiseer dit op bedrijfsniveau, in het managementteam. Praat bijvoorbeeld met elkaar over het verzuim zelf (hoeveelheid, verzuimduur, 0-verzuimers, frequent verzuimers en de analyse daarvan). Maar ook over de keuzes die medewerkers maken en hoe de leidinggevenden daarmee omgaan.

 

Waarom is het belangrijk om verzuim te bespreken in het managementteam?

In het managementteam zijn alle leidinggevenden bij elkaar en kunnen zij ervaringen delen en bespreken. Zo leren zij hoe hun collega’s verzuim aanpakken en begeleiden. In het managementteam worden de verantwoordelijkheden van zowel medewerkers als de leidinggevenden besproken. Ook wordt met elkaar nagedacht over knelpunten en hoe deze kunnen worden opgelost.

Maak afspraken over hoe u en uw managementteam en leidinggevenden verzuim aanpakken en begeleiden. Door met elkaar in gesprek te gaan, kunnen nieuwe inzichten ontstaan die leiden tot een andere gezamenlijke aanpak van verzuim. Deel eigen ervaringen met verzuim, elkaars aanpak en vragen (en soms ook onzekerheden).

Verzuim bespreken in het managementteam: hoe vaak?

Het is goed om verzuim in ieder geval één keer in de drie maanden bij het managementteam op de agenda te plaatsen. Zo blijft verzuim een terugkerend onderwerp. Het bespreken van verzuim kan op verschillende manieren. Enkele voorbeelden:

1. Verzuimrapportage

Maak elke drie maanden een verzuimrapport met daarin het verzuimpercentage, de frequentie van verzuim, 0-verzuimers en frequent verzuimers. Wat valt op? Zijn er patronen te herkennen bij bijvoorbeeld frequente verzuimers? Of zijn er problemen waarmee een medewerker zit en die een rol kunnen spelen bij verzuim? Bespreek de rapportages per team met elkaar. Maak afspraken over hoe hiermee wordt omgegaan en wat de mogelijke vervolgstappen zijn om het verzuim te voorkomen en te verminderen. Kijk na drie maanden of de gemaakte afspraken zijn uitgevoerd hebben geholpen.

2. Bespreek specifieke situaties

Een casus schetst een verzuimsituatie waarin een leidinggevende terecht kan komen. Samen met andere leidinggevenden kijkt u naar de situatie. Stel daarbij de volgende vragen:

  • Hoe ga ik met dit verzuim om?
  • Hoe pak ik dit verzuim aan en waarom?
  • Wat kan ik doen om deze situatie te voorkomen?

Situaties om over in gesprek te gaan 

Hieronder ziet u een aantal voorbeeldsituaties van verzuim. Door de bijbehorende vragen te beantwoorden kunt u samen een gezamenlijke aanpak maken. Hierin staat hoe u, uw managementteam en leidinggevenden met bepaalde verzuimsituaties omgaan. 

Verzuimvoorbeeld A: Conflict op de werkvloer

Er is een conflict tussen medewerkers onderling, of tussen een medewerker en een leidinggevende. Is dat een reden om ziek te zijn? Hoe gaat u daarmee om als leidinggevende of managementteam? Wat spreekt u daarover af?


Verzuimvoorbeeld B: Opbouw re-integratie duurt lang

Een langdurig zieke medewerker is aan het re-integreren. De leidinggevende vindt dat de opbouw wel érg lang duurt. Hoe gaat u hiermee om? Kan de bedrijfsarts hiermee helpen? Stel de bedrijfsarts voor om in gesprek te gaan met de medewerker, om uit te zoeken waarom de re-integratie zo lang duurt.


Verzuimvoorbeeld C: Carnaval

Na een gezellig carnavalsweekend meldt een medewerker zich ziek. Hij of zij heeft flink gefeest en moet daarvan bijkomen. Hoe gaat de organisatie hiermee om? Wat spreekt u hierover af?


Verzuimvoorbeeld D: Patroon in ziekmeldingen

Een medewerker meldt zich voor de vierde keer in een jaar ziek. Als leidinggevende heeft u al gekeken naar de eerdere drie ziekmeldingen. U zag dat deze telkens op woensdag zijn en dat de medewerker zich steeds op de maandag daarna beter meldt. Wat doet u hiermee? Wat spreekt u af?


Verzuimvoorbeeld E: Verzuimkleuren

Wat betekenen de verschillende verzuimkleuren? Hoe staat het met grijs verzuim, zwart verzuim, roze verzuim en wit verzuim in uw bedrijf? Is er vooral sprake van bijvoorbeeld grijs verzuim, of juist van roze verzuim? En hoe gaat u daarmee als organisatie om? Maak hierover afspraken.