Conflicten en de invloed op verzuim

Conflict ontstaat als twee of meer mensen andere opvattingen of wensen hebben en het niet lukt om het eens te worden. Dit kan allerlei oorzaken hebben, waaronder miscommunicatie, meningsverschillen en verschillende omgangsnormen. Wanneer mensen met verschillende persoonlijkheden en opvattingen op dagelijkse basis met elkaar te maken hebben, zal conflict vroeg of laat ontstaan. Logisch dus dat er regelmatig een conflict plaatsvindt op het werk.

We kunnen verschillende soorten conflicten onderscheiden:

  • Machtsconflicten; wie heeft het voor het zeggen?
  • Instrumentele conflicten; welke middelen, procedures, structuren en doelstellingen hanteren we?
  • Belangenconflicten; hoe verdelen we middelen als geld, tijd, mankracht en ruimte?
  • Sociaal-emotionele conflicten; hoe gedragen we ons tegenover elkaar?
Conflicten op de werkvloer

Conflicten kunnen op verschillende manieren tot zichtbare uiting komen, waaronder elkaar negeren, woordenwisselingen, pesten of roddelen. Hoe gaat u hier als werkgever op een goede manier mee om? En hoe kunt u conflict en hiermee ook (langdurig) verzuim voorkomen?



Cijfers over conflicten op het werk

Uit cijfers van het CBS blijkt dat zo’n 30 procent van de medewerkers jaarlijks met minstens één conflict op het werk te maken krijgt. De meeste conflicten op de werkvloer (22 procent) zijn tussen medewerkers, gevolgd door conflicten van een medewerker met een werkgever of leidinggevende (14 procent). Bij zo’n 2,4 procent van de gevallen gaat het om een langdurig conflict; een conflict dat vier weken of langer voortduurt. Het verzuim als direct gevolg van een conflict duurde gemiddeld 69 dagen.

Thuiswerken tijdens en na corona

Tijdens de coronapandemie – en hoogstwaarschijnlijk ook erna – werken veel mensen grotendeels vanuit huis. Deze nieuwe manier van werken vraagt veel flexibiliteit en zelfstandigheid van zowel werkgevers als medewerkers. Daarnaast kan het een uitdaging zijn om werk en privé naast elkaar te laten bestaan en de eigen grenzen te bewaken. Hoewel thuiswerken zeker bepaalde voordelen heeft, zoals geen reistijd en een vergroot gevoel van vrijheid, kunnen de negatieve effecten zijn dat medewerkers zich minder verbonden voelen met elkaar. Het onderlinge begrip en vertrouwen kan hieronder lijden. In combinatie met de onzekerheid en spanning van deze nieuwe situatie, kan dit leiden tot (meer) onderling conflict.

Hoewel steeds meer thuiswerkers last krijgen van psychische overbelasting met verzuim tot gevolg, wordt (deels) thuiswerken steeds meer de norm. Bijna 1 op de 4 medewerkers geeft aan ook na de coronapandemie grotendeels vanuit huis te willen werken en ook werkgevers zien er de voordelen van in.

Wilt u meer weten over thuiswerken? We hebben er een informatieve gratis whitepaper over geschreven: Thuiswerken, haal er het maximale uit voor uw bedrijf.

DOWNLOAD HET WHITEPAPER


Het risico van conflict

Conflicten, zowel op afstand als op de werkvloer zelf, zijn met recht een ‘probleem’ te noemen. Het kan namelijk zowel tijdens werk als privé zorgen voor:

  • Stress;
  • Slecht slapen;
  • Neerslachtigheid;
  • Piekeren;
  • Afleiding;
  • Spanningen in de relatie of met familieleden;
  • Verminderd werkplezier of met tegenzin naar het werk gaan;
  • Verminderde productiviteit.

Een conflict kan het werkplezier van de betrokken medewerkers dus flink in de weg staan. Maar ook andere collega’s kunnen hier last van hebben doordat ze het bijvoorbeeld door het conflict (tijdelijk) minder leuk vinden op het werk.

De gevolgen van conflict voor uw bedrijf

Kleinere conflicten worden over het algemeen onderling opgelost en kunnen in sommige gevallen zelfs leiden tot iets moois. Denk dan bijvoorbeeld aan meer onderling begrip of het ontstaan van waardevolle nieuwe ideeën. Helaas hebben arbeidsconflicten vaak vervelende gevolgen voor zowel werkgevers als medewerkers: een slechte sfeer, minder productiviteit, minder werkplezier, medewerkers maken meer fouten en het ziekteverzuim is hoger. Het directe gevolg hiervan is dat de werkdruk hoger wordt en dat u vanwege het verzuim te maken krijgt met vervangingskosten.

Welke kosten zijn precies het gevolg van conflict?

Escaleert het conflict, dan kunnen de gevolgen nog groter zijn en de kosten nog hoger worden door langdurig verzuim. De gemiddelde doorlooptijd van een conflict is 20 maanden; een lange periode waarin de kosten blijven oplopen. Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat het gemiddeld gaat om ruim € 27.000 per arbeidsconflict aan exitkosten (wanneer een medewerker de organisatie verlaat) en verzuimkosten. Door het conflict in een vroeg stadium te signaleren en tot actie over te gaan, kunt u (langdurig) verzuim en exitkosten voorkomen en hiermee flink kosten besparen.

Zo kunt u omgaan met conflicten en verzuim

Wanneer een medewerker continu onder spanning staat, kan dit negatieve effecten hebben op zijn of haar gezondheid. Is er sprake van ziekte, dan neemt de medewerker contact op met de huisarts. De huisarts zal de situatie beoordelen en tot een passend advies komen. Nu kan het zo zijn dat er niet alleen meer sprake is van conflict, maar ook van arbeidsongeschiktheid.

Wordt het arbeidsconflict bij de ziekmelding niet herkend? Dan wordt het een reguliere verzuimcasus, ondanks dat de medewerker medisch gezien niet ziek is. In dit geval bent u alsnog verplicht om gedurende twee jaar 70 procent van het loon door te betalen. U bent verantwoordelijk voor een prettige werkomgeving en hier hoort conflict simpelweg niet in thuis.


Stap voor stap

Een medewerker meldt zich ziek en u of uw leidinggevende heeft het vermoeden dat deze ziekmelding het gevolg is van een arbeidsconflict. Wat kunt u in dit geval het beste doen? Een goede eerste stap is om de ziekmelding kenbaar te maken bij de afdeling HR binnen uw organisatie. Zij ondernemen dan de volgende stappen:

  1. De bedrijfsarts draagt bij aan een gezonde en veilige werkomgeving. Zij adviseren werkgevers over het nemen van maatregelen om ziekte door werk te voorkomen;

  1. Daarnaast is het aan de bedrijfsarts om verzuimbegeleiding te geven aan medewerkers. Op basis van analyses geeft de bedrijfsarts advies aan medewerkers tijdens periodes van verzuim. Ook stelt de bedrijfsarts medische informatie op voor het re-integratieverslag bij een WIA-aanvraag;
  1. Werkgevers zijn verplicht om hun medewerkers een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) aan te bieden. In dit onderzoek wordt de gezondheid en het werkplezier van de medewerkers in beeld gebracht. Vaak behoren medische onderzoeken tot een PMO. Deze medische onderzoeken voert de bedrijfsarts uit;

  1. Het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB) houdt zich bezig met het voorkomen, behandelen en begeleiden van aandoeningen die in relatie staat tot het werk dat mensen uitvoeren. Het NCvB heeft hiervoor een goed overzicht nodig. Daarom zijn bedrijfsartsen wettelijk verplicht om beroepsziekten te melden bij het NCvB.


De rol van de bedrijfsarts

In de tekst hierboven hadden we het al over de bedrijfsarts, die bepaalt of er een direct relatie is tussen verzuim en het conflict. Wat zijn nog meer taken van een bedrijfsarts?

  • De bedrijfsarts draagt bij aan een gezonde en veilige werkomgeving. Zij adviseren werkgevers over het nemen van maatregelen om ziekte door werk te voorkomen;
  • Daarnaast is het aan de bedrijfsarts om verzuimbegeleiding te geven aan medewerkers. Op basis van analyses geeft de bedrijfsarts advies aan medewerkers tijdens periodes van verzuim. Ook stelt de bedrijfsarts medische informatie op voor het re-integratieverslag bij een WIA-aanvraag;
  • Werkgevers zijn verplicht om hun medewerkers een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) aan te bieden. In dit onderzoek wordt de gezondheid en het werkplezier van de medewerkers in beeld gebracht. Vaak behoren medische onderzoeken tot een PMO. Deze medische onderzoeken voert de bedrijfsarts uit;
  • Het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB) houdt zich bezig met het voorkomen, behandelen en begeleiden van aandoeningen die in relatie staat tot het werk dat mensen uitvoeren. Het NCvB heeft hiervoor een goed overzicht nodig. Daarom zijn bedrijfsartsen wettelijk verplicht om beroepsziekten te melden bij het NCvB.

Tips om conflict te signaleren en voorkomen

Zowel voor de werkgever als medewerkers is het ontstaan van een conflict een vervelende situatie. Het is dan ook logisch dat u alles op alles zet om zo goed mogelijk met conflict, ziekte en (doorlopend) verzuim om te gaan. Zo kunt u escalatie van een beginnend conflict zelfs nog proberen te voorkomen. Bent u er op tijd bij, dan hoeft conflict niet te leiden tot ziekte en dus tot verzuim. Dat is zowel fijn voor de medewerker als de werkgever, want verzuim door conflict is iets anders dan ziekteverzuim en valt dan ook niet onder de verzuimverzekering. De Werkwijzer Arbeidsconflicten van de Stichting Expertisecentrum Participatie (STECR) wordt gebruikt door bedrijfsartsen, maar is ook nuttig voor u als werkgever bij de aanpak van conflicten. Alvast een aantal concrete tips:

1. Herken de signalen

Wees alert op signalen die kunnen wijzen op een beginnend conflict. Zo kunnen jullie samen op zoek gaan naar oplossingen. Je hebt mogelijk te maken met een beginnend conflict wanneer:

  • De medewerkers niet gemotiveerd zijn
  • Er regelmatig sprake is van verzuim
  • Ruzies niet worden uitgepraat
  • Er groepjes binnen het bedrijf worden gevormd

2. Praten, praten en nog eens praten

Heeft u het gevoel dat er iets aan de hand is op de werkvloer, hoe groot of klein dan ook, maak het dan direct bespreekbaar. Spreek de medewerker(s) waar het om gaat aan en probeer een beeld te krijgen van wat er aan de hand is. Heeft u de signalen niet goed opgepikt en blijkt er niks aan de hand te zijn? Dan heeft u in ieder geval getoond een betrokken werkgever te zijn die het welzijn van medewerkers serieus neemt. Is er wel iets aan de hand, dan is het belangrijk om het zo snel mogelijk met elkaar uit te praten. Bent u zelf aanwezig bij het gesprek, dan is het belangrijk dat u zich opstelt als een onafhankelijke facilitator. Voer op een rustige manier het gesprek en zorg ervoor dat alle aanwezigen elkaar laten uitpraten.

3. Schakel een mediator in

Voelt u zich er als werkgever niet prettig bij om zelf het gesprek te leiden? Veel arbodiensten hebben mediators in dienst die u als derde partij kunt betrekken bij de situatie. Hier is geen ziekmelding voor benodigd. Ook kunt u zelf op zoek gaan naar een mediator. Let er dan wel op dat deze mediator is opgenomen in het Mediatorsfederatie Nederland (MfN) register en dus erkend is. Hopelijk komen jullie er op deze manier na meerdere gesprekken samen uit, de-escaleert het conflict en wordt verzuim voorkomen. De medewerker kan dan weer op een prettige manier aan het werk. Lukt het alsnog niet om er samen uit te komen? Dan is exit-mediation vaak het gevolg. Je maakt dan samen afspraken over het opzeggen van het arbeidscontract.

4. Kom met concrete acties

U bent onderling het gesprek aangegaan om het (beginnende) conflict op te lossen. Het ligt misschien wat voor de hand, maar toch lijkt het ons goed om te benadrukken: kom met concrete actiepunten. Bevorder samenwerking en kom samen tot acties die het huidige conflict sussen en toekomstige conflicten kunnen voorkomen. Het zou kunnen dat de vergaderingen anders moeten worden vormgegeven, het belangrijk is om elkaar vaker hulp aan te bieden, of kunt u er als leidinggevende beter op toezien dat medewerkers ook wanneer zij thuiswerken goed met elkaar in contact blijven.

5. Bespreek problemen anoniem

Behalve goed contact tussen u en uw medewerkers is het belangrijk voor uw medewerkers om te weten waar ze terecht kunnen met eventuele problemen. Bijvoorbeeld bij de vertrouwenspersoon of het preventiespreekuur van de bedrijfsarts. Leg deze dingen vast in het verzuimbeleid van uw bedrijf om onduidelijkheid te voorkomen.

6. Stel een conflictbeleid op

Een conflictbeleid geeft uw medewerkers inzicht in hoe u als bedrijf met conflict omgaat. Het laat zien dat conflicten menselijk zijn en dat het zelfs positieve uitkomsten kan bieden, zoals meer onderling begrip. Mogelijk neemt dit de negatieve ‘ruis’ rondom conflict al wat weg en spoort het een meer open manier van communicatie aan. Ook kan het medewerkers informeren over welke stappen zij het beste kunnen nemen wanneer zij conflict signaleren en wat voor hulp het bedrijf hierin kan bieden. Een helder stappenplan bij conflict kan misstanden, en hiermee ook (langdurig) verzuim, voorkomen.

Niet gevonden wat u zocht? Bel of mail: