Veel medewerkers werken één of meerdere dagen vanuit huis. De voorwaarde voor thuiswerken is dat dit past bij de functie van iedere medewerker en uw bedrijf. Werken uw medewerkers vanuit huis, dan is het belangrijk om hiervoor regels op te stellen. Zo weten zij goed wat er van hen wordt verwacht en kunnen onduidelijkheden worden voorkomen.
De aanpak voor een thuiswerkbeleid is op te delen in vier stappen: het bepalen van een visie, het uitschrijven van een nieuw beleid, het doorvoeren van dat beleid en de evaluatie daarvan.
Wanneer u duidelijk heeft wat de visie van uw bedrijf op thuiswerken is, is het van belang om dit naar praktisch beleid te vertalen. Hierin kunt u als werkgever ingaan op verschillende onderdelen. Hier volgen zeven onderdelen waarvan wij u adviseren om deze toe te voegen in uw thuiswerkbeleid:
1. Verhouding tussen thuiswerken en op kantoor werken
Wanneer uw medewerkers meer thuis gaan werken, kan dit ervoor zorgen dat het doel van het bedrijfskantoor verandert. Zo kan het kantoor deels veranderen in een ontmoetingsplek, in plaats van alleen een werkplek. U kunt ervoor kiezen om het kantoor hierop aan te passen. Laat een aantal bureaus bijvoorbeeld plaatsmaken voor een centrale ontmoetingsplek met comfortabele banken. Zo kunnen uw medewerkers makkelijker samenkomen op kantoor.
Dit betekent waarschijnlijk wel dat er meer gebruik moet worden gemaakt van flexplekken. Ook kan het zijn dat er meer ruimtes moeten komen waarin online vergaderingen kunnen plaatsvinden. Wilt u de afspraken zwart op wit vastleggen met uw medewerkers? Dan kunt u dit doen met een thuiswerkovereenkomst.
2. Arbo-eisen voor de thuiswerkplek
Werkt uw medewerker langer dan twee uur per dag vanuit huis? Dan bent u als werkgever verantwoordelijk voor het aanbieden van een gezonde en veilige werkplek. De thuiswerkplek moet dan voldoen aan verschillende (ergonomische) eisen. De eisen voor deze werkplek kunt u beschrijven en delen met uw medewerkers. Vertel hierin ook welke rol het bedrijf kan spelen, bijvoorbeeld met het aanbieden van een bureau, beeldscherm en bureaustoel. Door uw medewerkers te vragen de arbochecklist in te vullen, kunt u controleren of hun werkplekken inderdaad aan de eisen voldoen. Zo bent u goed op de hoogte van de thuiswerkomgeving van uw medewerkers.
3. Leidinggeven op afstand
Niet alleen de werkplek verandert als uw medewerkers meer gaan thuiswerken, maar ook de manier van leidinggeven wordt anders. Het gaat bij leidinggeven op afstand meer om coachen en op zoek gaan naar manieren om uw medewerkers gemotiveerd te houden. Denk samen met uw medewerkers na over een invulling die voor iedereen goed kan werken.
4. Thuiswerken kost extra geld
Werken medewerkers meer vanuit huis, dan lopen de kosten voor hen al snel op. Zo hebben zij hogere stookkosten en moeten zij zelf zorgen voor koffie, thee en lunch. U kunt ervoor kiezen om dit te vergoeden.
5. Veranderingen in techniek
Omdat uw medewerkers minder vanuit kantoor werken, kan het zijn dat zaken als hard- of software moeten worden aangepast. Denk hierbij aan andere computers, laptops, toetsenborden en muizen, maar ook aan manieren om te (video)bellen. Ook is een stabiele en beveiligde internetverbinding belangrijk, zodat belangrijke informatie niet onverwachts op straat komt te liggen.
6. De cultuur verandert
Thuiswerken betekent meer contact online en minder praat bij de koffieautomaat. Dit kan ervoor zorgen dat de cultuur binnen uw bedrijf verandert. Het is belangrijk om uw medewerkers zoveel mogelijk mee te nemen in deze verandering. Vraag aan hen hoe zij dit ervaren en bedenk samen manieren om de verbondenheid met elkaar te behouden. Neem ook dit punt mee in uw thuiswerkbeleid.
7. Communicatie
Communicatie is de sleutel, vooral als het gaat om zaken die binnen een bedrijf veranderen. Zorg dus dat u van tevoren goed communiceert over de nieuwe manier van werken en geef tussendoor ook updates. Zo kunnen uw medewerkers zich goed voorbereiden op een nieuwe situatie en komen ze niet voor verrassingen te staan.
De volgende stap in het ontwikkelen van een thuiswerkbeleid is het bekendmaken en uitrollen van het beleid binnen uw bedrijf. Het is belangrijk om medewerkers mee te nemen in de veranderingen en hen daarvan tijdig op de hoogte te stellen. Zo voorkomt u dat er onduidelijkheden ontstaan. Daarnaast geeft dit uw medewerkers de kans om vooraf vragen te stellen en blijven medewerkers betrokken bij de verandering binnen uw bedrijf.
U wilt natuurlijk dat uw medewerkers de manier van werken en de werkcultuur in uw bedrijf als prettig ervaren. Het is dan ook belangrijk dit in de gaten te houden tijdens het invoeren van uw thuiswerkbeleid. Zijn er nog zaken waar zij tegenaan lopen? En als iets niet werkt, is er dan ondersteuning? Voer regelmatig gesprekken met uw medewerkers over hun thuiswerksituatie. Ook kunt u uw verzuimstatistieken analyseren, een medewerkersbetrokkenheidsonderzoek uitvoeren en psychisch verzuim beter bespreekbaar maken.
Tips voor een goede werk-privébalans bij thuiswerken
Nu veel medewerkers thuiswerken, vervaagt de grens tussen werk en privé. Aan de ene kant biedt dat medewerkers veel vrijheid en flexibiliteit, maar het zorgt er ook voor dat ze te lang of minder efficiënt werken. Wij geven tips voor het verbeteren van deze balans bij uw medewerkers.
