Verzuimprotocol

Onderdeel van het verzuimbeleid is het verzuimprotocol. Hierin staat hoe binnen het bedrijf wordt omgegaan met:

  • ziekmelding;
  • registratie;
  • verzuimgesprekken;
  • verzuimbegeleiding;
  • re-integratie bij (langdurig) verzuim.

Het verzuimprotocol wordt ook wel ‘verzuimreglement’ of ‘spelregels verzuim’ genoemd. Bedrijven zijn volgens de Wet verbetering poortwachter verplicht er een te hebben. Onderstaande checklist kunt u gebruiken bij het opstellen van een verzuimprotocol. 

U kunt ook ons voorbeeld verzuimprotocol downloaden.

Tips vooraf:

  • Een standaardprotocol overnemen werkt niet. Stem het af op uw bedrijf en uw medewerkers.
  • Schrijf niet te afstandelijk, maar spreek uw medewerkers rechtstreeks aan.
  • Formuleer positief.
  • Betrek uw medewerkers bij het opstellen van het protocol. Zo wordt het ook hun document.
  • Heeft u een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Dan is het protocol alleen geldig als zij ermee instemmen.
  • Maak bekend dat er een verzuimprotocol is. Laat iedereen weten waar het te vinden is.

Checklist

1. Beschrijf kort het doel van het verzuimbeleid

Bijvoorbeeld: ‘Ons uitgangspunt is dat we ziekteverzuim zoveel mogelijk voorkomen. Goede arbeidsomstandigheden en een prettige werksfeer staan bij ons voorop.’

2. Ziekmelding

Beschrijf wanneer iemand zich ziek moet melden, bij wie en hoe

Geef aan dat de ziekmelding persoonlijk moet gebeuren en wat er daarna gebeurt. Bijvoorbeeld: ‘Tot je weer beter bent, willen wij wat vaker contact met je houden (bijv. iedere 2 weken met elkaar koffiedrinken op het werk). We horen graag hoe het met je gaat en willen weten of wij je kunnen helpen met iets.’

3. Arbodienst

Geef aan wie de arbodienst is, wat de contactgegevens zijn, wat zij doen en waarom

Bijvoorbeeld: ‘Hun doel is om jou zo snel mogelijk, op een goede manier, weer aan het werk te krijgen. Daarvoor kan het zijn dat je gebeld wordt, een bezoek krijgt van een verzuimrapporteur en dat je op het spreekuur van de arbo-arts of re-integratieadviseur moet komen.’ Geef ook aan bij wie een afspraak moet worden afgezegd en dat de begeleiding van de arbodienst na twee jaar stopt.

4. Langer ziek

Geef aan wat er moet gebeuren als iemand langer ziek is

Bijvoorbeeld: ‘Uiterlijk in de 8e week van ziekte moeten wij, als werkgever en medewerker gezamenlijk, een plan van aanpak indienen bij UWV.’ Geef ook aan wat er gebeurt als iemand na twee jaar nog steeds ziek is.

5. Verantwoordelijkheid medewerker bij ziekte

Benadruk het belang van een bezoek aan een  dokter of ander soort hulpverlener en dat de medewerker verantwoordelijk is voor het werken aan zijn herstel

Bijvoorbeeld: ‘Wij vinden het belangrijk dat je zo snel mogelijk praat met een dokter als dat
helpt om beter te worden en je op die manier ergere klachten kunt voorkomen.’



6. Re-integratie

Geef aan waarom het belangrijk is om contact te houden

Bijvoorbeeld: ‘We vinden het belangrijk dat je, ondanks je ziekte, blijft merken dat je deel uitmaakt van ons bedrijf. Dit helpt je ook om sneller terug te keren. Daarom houden we vaak contact met je en zullen we, in overleg, op zoek gaan naar activiteiten die daarbij helpen. Ook zullen wij je, waar mogelijk, vervangend werk aanbieden om de re-integratie (terugkeer naar werk) te versnellen.’

7. Beter melden

Geef aan wanneer, hoe en bij wie iemand zich beter moet melden

8. Ziekte tijdens zwangerschap

Leg de rechten van iemand die zwanger is uit

Bijvoorbeeld: ‘Met zwangerschap heb je recht op minimaal 16 weken zwangerschaps- en kraamverlof. Als je daarvoor, of daarna, ziek wordt door je zwangerschap of bevalling, is het voor ons belangrijk dat je dit aan ons doorgeeft. Jouw loon wordt dan niet door ons, maar door UWV betaald.’

9. Ziekte en vakantie

Leg uit wat de regels zijn

Een werkgever geeft een medewerker akkoord om op vakantie te gaan. In overleg met de medewerker worden daarvoor vakantiedagen opgenomen. Bijvoorbeeld: ‘Als je tijdens ziekte op vakantie wilt, is het belangrijk dat dit vooraf met ons én met de arbodienst wordt besproken. Mocht je tijdens vakantie ziek worden, dan willen we graag dat je telefonisch contact met ons opneemt, omdat tijdens vakantie dezelfde regels gelden voor ziekte als thuis. De controle is belangrijk. En dit kan ook in het buitenland.

10. Administratie

Over dossiers en privacy

Leg hier bijvoorbeeld uit dat van iedere zieke medewerker alle gegevens worden bijgehouden. Maar ook hoe de privacy van die gegevens wordt beschermd. Niet de beperkingen van de medewerker worden vastgelegd, maar wel de mogelijkheden. Dit kan in de vorm van arborapportages en een vastlegging van de voortgang van de re-integratie.

11. Klachten

Wat als de medewerker een klacht heeft?

Geef aan wat de medewerker kan doen als hij of zij het niet eens is met de beoordeling of de behandeling door de arbodienst (second opinion, deskundigenoordeel UWV).

12. Besteed ook aandacht aan preventie


Leg nadruk op het belang van verzuimpreventie

Bijvoorbeeld: ‘Bij ziekteverzuim geldt: voorkomen is altijd beter dan genezen. Het nemen van preventieve maatregelen is voor jou van belang om zo veilig, gezond en prettig mogelijk te kunnen werken. Als je uitval ziet aankomen of je werkomstandigheden wilt bespreken, kun je gebruikmaken van het preventiespreekuur van onze arbodienst. Afhankelijk van jouw vraag wordt er een afspraak gemaakt met een bedrijfsarts of een preventieadviseur.’

Voorbeeld verzuimprotocol

Vul uw gegevens hieronder in om ons gratis voorbeeld verzuimprotocol aan te vragen:

◄ Terug naar overzicht Verzuimaanpak

Niet gevonden wat u zocht? Bel of mail: