Doktersbezoek onder werktijd, mag dat?

Wel wordt er gesproken over ‘goed werknemerschap’ en ‘goed werkgeverschap’. Als het gaat om het maken van medische afspraken tijdens werktijd, betekent dit voor:

• Uw medewerker: dat hij of zij medische afspraken zoveel mogelijk buiten werktijd probeert te plannen.
• Voor u als werkgever: dat u met uw medewerker meedenkt wanneer het maken van een medische afspraak buiten werktijd niet mogelijk is.

Als werkgever mag u van uw medewerkers dus verwachten dat zij een medische afspraak buiten werktijd plannen. Lukt dat niet, dan kunt u verplichten dat uw medewerker vakantie-uren opneemt of de gemiste tijd op een ander moment inhaalt. Dit geldt ook voor medewerkers die parttime werken en een doktersbezoek onder werktijd plannen.

Vindt een doktersafspraak toch onder werktijd plaats? Dan bent u niet verplicht om het loon van uw medewerker door te betalen. De enige medische afspraak die uw medewerker wel tijdens werktijd mag maken, is een afspraak bij de verloskundige of dokter (als dit te maken heeft met een zwangerschap). Als werkgever bent u dan verplicht om het loon door te betalen.

Toch zijn er veel werkgevers die geen gebruik maken van deze regel en hun medewerker doorbetalen, bijvoorbeeld wanneer zij een afspraak in het ziekenhuis hebben.

Voorbeeld verzuimprotocol

Een verzuimprotocol is onderdeel van het verzuimbeleid. Hierin staat wat de regels bij verzuim zijn. Aan de hand van dit voorbeeld kunt u een verzuimprotocol opstellen voor uw bedrijf.

Verzuimprotocol aanvragen

Leg de regels vast in een verlofreglement

Veel medewerkers weten vaak niet welke regels er gelden als het gaat om een medische afspraak tijdens werktijd. Heeft u regels rond het maken medische afspraken tijdens werktijd? Dan is het verstandig om dit ergens op te schrijven. Zo is het voor iedereen duidelijk welke regels er tijdens die situatie gelden. Dit kan een vorm van bijzonder verlof zijn als onderdeel van de cao. In het verlofreglement kunt u verschillende regels opnemen, bijvoorbeeld:

• Dat het de bedoeling is medische afspraken zoveel mogelijk buiten werktijd gepland moeten worden. Lukt dit niet? Dan het liefst aan het begin of aan het einde van de dag.
• In welke gevallen u als werkgever loon doorbetaalt als uw medewerker een medische afspraak tijdens werktijd inplant. Bijvoorbeeld als de medewerker zwanger is. 
• Moeten medewerkers vakantie-uren inzetten? Of mogen zij per maand een x aantal uren gebruiken om tijdens werktijd een medische afspraak te plannen?
• Het aantal uur dat een medewerker per maand mag gebruiken voor medische afspraken.
• Sommige werkgevers kiezen ervoor om hun medewerkers extra vakantie-uren te geven, welke zij dan kunnen inzetten voor medische afspraken. Wordt hiervan geen gebruik gemaakt van deze extra uren, dan vervallen ze aan het einde van het jaar of worden deze uren extra vakantie-uren. Dit kunt u zelf bepalen.

Het kan gebeuren dat u afwijkt van de regels die in het verlofreglement staan. Dit mag alleen als dit positief is voor uw medewerker. Deze afwijkende afspraken kunt u in een arbeidsvoorwaardenregeling zetten.

Waar valt een doktersbezoek tijdens werktijd onder?

Er zijn natuurlijk afspraken die medewerkers vooraf niet kunnen inplannen. Uw medewerker mag dan gebruik maken van calamiteitenverlof. Dit kan alleen als uw medewerker zelf niet ziek is, maar wel een privésituatie dringend moet oplossen. Als werkgever bent u verplicht om tijdens dit verlof het loon door te betalen en het kost uw medewerker geen vakantiedagen. Uw medewerker kan calamiteitenverlof aanvragen wanneer:

• Hij of zij in een bijzondere situatie zit. Bijvoorbeeld het overlijden van een direct familielid, de bevalling van een partner, een kind dat ziek is geworden of een noodsituatie thuis.
• Hij of zij voor een acute medische noodzaak naar een specialist moet.
• Hij of zij aan een wettelijke verplichting moet voldoen die niet buiten werktijd kan worden ingevuld.
• Hij of zij wil stemmen tijdens verkiezingen en er geen mogelijkheid is om dit buiten werktijd te doen.

Let op; u mag uw medewerker niet vragen waarom hij of zijn een medische afspraak heeft. Twijfelt u of er misbruik van de situatie wordt gemaakt? Dan kunt u voor uw medewerker een afspraak maken bij de bedrijfsarts. Die kan de situatie beoordelen en u advies hierover geven.