De Wet verbetering poortwachter: een checklist met alle verplichtingen en stappen voor werkgevers op een rij

Wat is de Wet verbetering poortwachter?  

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de begeleiding en re-integratie van uw zieke medewerkers. De stappen die hierbij horen staan in de Wet verbetering poortwachter. Er wordt van de werkgever en medewerker verwacht om samen met de arbodienst of bedrijfsarts een plan te maken. Het doel van dit plan is om het re-integreren van de medewerker mogelijk te maken.

Voorbeeld verzuimprotocol

Volgens de Wet verbetering poortwachter bent u als werkgever verplicht om een verzuimprotocol te hebben. Wilt u weten hoe een verzuimprotocol eruit ziet? Download een gratis voorbeeld.

Download gratis

Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet verbetering poortwachter?   

De uitvoering van de Wet verbetering poortwachter ligt in handen van de werkgever. Als een medewerker arbeidsongeschikt is en onder contract staat bij een werkgever, is de werkgever verplicht de acties uit de Wet verbetering poortwachter uit te voeren. Dit geldt voor een periode van 2 jaar óf tot het tijdelijke arbeidscontract eindigt (wanneer deze eerder afloopt dan de periode van 2 jaar).

Als werkgever bent u eindverantwoordelijk voor zowel de uitvoering als bewaking van de re-integratie. Als uw medewerker 2 jaar ziek is, bekijkt UWV of u heeft voldaan aan de stappen van de wet. Als dit naar de mening van UWV onvoldoende is gebeurd, kan UWV een maatregel (loonsanctie) opleggen waardoor u maximaal het hele 3e jaar van ziekte nog het loon moet doorbetalen.

De wet schrijft stappen voor die op een bepaald moment moeten gebeuren. Dit doet u samen met uw medewerker en met ondersteuning van uw arbodienst. Van uw medewerker wordt een actieve houding verwacht om sneller terug te keren naar het werk.

Let op: UWV kijkt niet alleen naar de stappen uit dit artikel. Bij de beoordeling van het dossier (WIA-beoordeling) kijken zij ook of alle mogelijkheden voor spoor 1 (re-integratie bij eigen werkgever) goed zijn onderzocht. Hiervoor kan u als werkgever een arbeidsdeskundig onderzoek laten uitvoeren. Met dit onderzoek adviseert een arbeidsdeskundige u over de re-integratiemogelijkheden van uw zieke medewerker. Als spoor 1 onvoldoende mogelijk is, kijkt UWV of er voldoende aandacht is besteed aan een spoor 2-traject. Voor ondersteuning bij spoor 2 kan een interventie ingezet worden. Een interventie is een aanpak (traject) die de medewerker helpt om een klacht of probleem op te lossen. Alle stappen worden uitgelegd in de Sazas Verzuimreis.

Checklist met stappen

Alle stappen van de Wet verbetering poortwachter hebben we hieronder overzichtelijk voor u op een rij gezet. Hierbij hebben we een onderverdeling gemaakt tussen het eerste en het tweede jaar.

Stappen eerste jaar Wet verbetering poortwachter

Voorbeeld verzuimprotocol

Volgens de Wet verbetering poortwachter bent u als werkgever verplicht om een verzuimprotocol te hebben. Wilt u weten hoe een verzuimprotocol eruit ziet? Download een gratis voorbeeld.

Download gratis

Week 6: is er een probleemanalyse gemaakt?

Is de medewerker na 6 weken nog ziek, dan maakt de arbodienst of bedrijfsarts een probleemanalyse. In een probleemanalyse staat bijvoorbeeld in hoeverre de medewerker arbeidsongeschikt is, in hoeverre de medewerker beperkingen ervaart en hoe de arbeidsrelatie tussen medewerker en werkgever is. Er wordt niet alleen gekeken naar de medische kant, maar ook naar andere zaken die het verzuim beïnvloeden. Denk hierbij aan de relatie met collega’s of privéomstandigheden.

Als op een later moment blijkt dat de informatie in de probleemanalyse niet meer actueel is, dan kan de bedrijfsarts het aanpassen. Dit wordt ‘bijstelling probleemanalyse’ genoemd.

Week 8: is het Plan van aanpak opgesteld?

Als werkgever bent u verplicht om 8 weken na de ziekmelding een Plan van aanpak te maken. Dit maakt u samen met de medewerker. Hiervoor gebruikt u de informatie uit de probleemanalyse. In het Plan van aanpak staat wat u en uw medewerker gaan doen om uw medewerker weer aan het werk te krijgen. Alle besproken stappen en de voortgang ervan houdt u als werkgever bij in een re-integratiedossier. Ook al het contact tussen u en uw medewerker komt in dit dossier. Let op: u mag een medewerker niet vragen naar medische informatie en dit zeker niet in het re-integratiedossier zetten. Ook niet als uw medewerker deze informatie vrijwillig met u deelt. Ook in de weken hierna houdt u dit dossier bij. Hier vindt u een praktisch voorbeeld van een Plan van aanpak.

Week 42: is uw medewerker aangemeld bij UWV?

Als de medewerker nog ziek is, dan moet de werkgever dit in de 42e week van de ziekte doorgeven aan UWV. Als u verzekerd bent bij Sazas, dan helpen wij u hierbij. Wij moeten dan wel in het bezit zijn van het BSN (kopie-identiteitsbewijs) van uw medewerker. U blijft als werkgever altijd zelf verantwoordelijk voor de aanmelding van uw medewerker.

Week 46 t/m 52: is de eerstejaarsevaluatie gemaakt?

Tussen de 46e en 52e week van het verzuim vindt er een evaluatiegesprek plaats tussen werkgever en medewerker. Zo bespreekt u bijvoorbeeld of de re-integratieactiviteiten volgens plan zijn uitgevoerd en of het einddoel moet worden bijgesteld. Samen bepaalt u doelen voor het aankomende jaar, die op papier worden gezet. De eerstejaarsevaluatie vindt uiterlijk in week 52 plaats. Ook in het tweede ziektejaar gaat de verzuimbegeleiding door.

Stappen tweede jaar Wet verbetering poortwachter

Week 88: heeft de medewerker van UWV een brief over de WIA-aanvraag ontvangen?

De WIA staat voor Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen. Als iemand door ziekte lange tijd niet (volledig) kan werken, heeft hij of zij mogelijk recht op een WIA-uitkering. In week 88 ontvangt uw medewerker van UWV een brief met informatie over zijn of haar WIA-aanvraag. Ook staat hierin een datum tot wanneer de WIA-aanvraag maximaal gedaan kan worden. Deze aanvraag loopt via een aanvraagformulier van UWV, voor een WIA-uitkering. In voorbereiding op deze aanvraag voert de bedrijfsarts een medisch onderzoek uit en geeft de bedrijfsarts een actueel oordeel.

Week 104: start de eventuele WIA-uitkering?

Na 2 jaar stopt als werkgever uw verplichting tot het doorbetalen van minimaal 70% van het loon van uw zieke medewerker. Uw medewerker gaat dan langs de verzekeringsarts van UWV voor de WIA-beoordeling. De verzekeringsarts bekijkt de medische situatie (de gezondheidsklachten) en de belastbaarheid (de mogelijkheid tot werken). Na de keuring rond de arbeidsdeskundige van UWV de WIA-beoordeling af: UWV bepaalt of uw medewerker een WIA-uitkering krijgt.

Ook belangrijk om niet te vergeten

Naast de te nemen stappen in de weken hierboven, zijn er andere belangrijke punten om aan te denken:

• Iedere 6 weken moet er, tijdens de bovenstaande 2 ziektejaren, een voortgangsgesprek worden gevoerd met de medewerker. Dit gesprek kunt u als werkgever zelf voeren, maar dit mag ook een ‘casemanager’ doen. Dit is iemand die u helpt met het plan van aanpak. Als werkgever is het wel belangrijk om zelf ook op de hoogte te zijn van de voortgang. U blijft namelijk uiteindelijk verantwoordelijk.
• Het bijhouden van het re-integratiedossier is heel belangrijk. Hierin staan alle gemaakte afspraken op een rij. Ook staat hierin het verloop van de re-integratie en alles wat beide partijen hebben gedaan om de medewerker terug aan het werk te krijgen. Daarnaast zitten alle andere documenten en formulieren die te maken hebben met de ziekte van uw medewerker ook in het re-integratiedossier.
• Als dat nodig is om weer aan het werk te kunnen, bent u verplicht om de werkzaamheden, de werkplek en/of de hulpmiddelen aan te passen voor uw medewerker.
  
  

Hoe vaak moet ik contact hebben met de medewerker?

Voor de re-integratie is het belangrijk dat werkgever en medewerker contact houden. Dit is nodig om de stappen van de Wet verbetering poortwachter te kunnen uitvoeren. Maar hoe vaak moet u contact opnemen? Jallal Fatah, verzuimexpert bij Sazas: ‘Hier zijn geen regels voor. Maar als richtlijn adviseren wij: iedere 1 á 2 weken. Maar natuurlijk is dit helemaal afhankelijk van de situatie.’ Er zijn regels over wat u wel en niet mag vragen aan een zieke medewerker

Bekijk de handige animatie

Wilt u meer informatie over de stappen? Een paar belangrijke stappen worden uitgelegd in deze animatie. Deze animatie over de Wet verbetering poortwachter is gemaakt door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Wat kan Sazas voor u betekenen?

Wij begrijpen dat u niet elke dag te maken heeft met verzuim. Daarom staat Sazas vanaf de 1e ziektedag klaar voor u en uw medewerker. Snel handelen kan een groot verschil maken. De eerste 2 verzuimjaren zijn hierbij heel belangrijk. In deze jaren is de kans namelijk het grootst dat uw medewerker weer aan het werk gaat.

Stappenplan Wet verbetering poortwachter

Als verzuimspecialist zijn we dagelijks bezig met de aanpak van verzuim. Daarom hebben we, naast deze checklist, een handig stappenplan voor u ontwikkeld. In dit stappenplan kunt u in één opslag zien welke actie van de Wet verbetering poortwachter u moet ondernemen. Ook leest u hier wat wij voor u doen als u bij ons verzekerd bent en de verzuimbegeleiding via ons heeft geregeld. Dit stappenplan kunt u hier downloaden.

Poortwachtergarantie

Wist u trouwens dat u Poortwachtergarantie krijgt bij ons HandenVrij Compleet en HandenVrij MKB verzuim-ontzorg pakket? Daarmee geven wij een garantie op onze aanpak bij verzuim. Dit betekent dat als u een loonsanctie van UWV opgelegd krijgt, wij die betalen. Om voor de Poortwachtergarantie in aanmerking te komen gelden wel enkele voorwaarden. Er wordt gekeken of u zich houdt aan de Wet verbetering poortwachter en de adviezen van de arbodienst opvolgt.

Verzuim voorkomen en verminderen?

Wist u dat de kosten van een zieke medewerker kunnen oplopen tot gemiddeld € 405,- per dag? Als uw medewerker ziek wordt, bent u als werkgever verplicht om het loon door te betalen. Daarnaast krijgt u bij ziekteverzuim ook te maken met andere, extra kosten. Bent u goed verzekerd? Met een MKB verzuim-ontzorgverzekering beschermt u uzelf tegen de financiële risico’s van verzuim. Bij ons regelt u alles in één keer: loondoorbetaling, verzuimbegeleiding én re-integratie. Met maar 3 gegevens berekent u makkelijk en snel online uw premie. Dit kan 24 uur per dag, het hele jaar door.

Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Ondanks dat deze informatie met de grootste zorg is samengesteld, kan het gebeuren dat bepaalde informatie niet meer actueel is.